Advan – Microsoft Teams memungkinkan anggota tim untuk bekerja bersama pada dokumen yang sama, tanpa perlu mengirim email bolak-balik. Fitur kolaborasi dokumen di Microsoft Teams ini memastikan semua orang selalu memiliki versi terbaru dari dokumen yang sedang dikerjakan.
Dalam dunia kerja yang serba cepat, efisiensi adalah kunci. Kolaborasi dokumen di Microsoft Teams membantu mengurangi waktu yang dihabiskan untuk menyatukan revisi dan memastikan semua anggota tim berada pada halaman yang sama.
Tidak hanya itu, fitur ini juga memudahkan dalam memberikan feedback secara langsung dan melakukan perubahan secara real-time.
Panduan Lengkap Kolaborasi Dokumen di Microsoft Teams
Berikut adalah panduan lengkap untuk membuat kolaborasi dokumen di Microsoft Teams agar proyek dapat berjalan lebih lancar dan efisien. Dari cara memulai hingga tips untuk mengoptimalkan kolaborasi, semua akan dibahas di sini.
1. Membuat dan Mengunggah Dokumen Baru
Langkah pertama dalam kolaborasi dokumen di Microsoft Teams adalah membuat atau mengunggah dokumen baru. Ini memungkinkan tim untuk mulai bekerja bersama pada proyek yang sama tanpa kesulitan.
- Buka Microsoft Teams dan pilih channel atau obrolan di mana dokumen akan dibagikan.
- Klik tab “Files” di bagian atas.
- Pilih “New” untuk membuat dokumen baru atau “Upload” untuk mengunggah dokumen yang sudah ada dari komputer.
- Pilih jenis dokumen (Word, Excel, PowerPoint) dan beri nama dokumen tersebut.
Dokumen baru akan dibuat dan bisa langsung dibuka serta diedit oleh anggota tim yang memiliki akses ke channel tersebut.
2. Berbagi Dokumen dengan Tim
Setelah dokumen dibuat atau diunggah, langkah berikutnya adalah membagikannya dengan anggota tim. Berbagi dokumen di Microsoft Teams memastikan semua orang bisa melihat dan mengedit dokumen yang sama.
- Buka tab “Files” di channel atau obrolan.
- Pilih dokumen yang ingin dibagikan.
- Klik ikon “Share” dan pilih opsi berbagi yang sesuai.
- Tambahkan pesan opsional untuk memberi konteks tentang dokumen yang dibagikan.
Dengan berbagi dokumen melalui Teams, tidak perlu khawatir tentang versi dokumen yang berbeda, karena semua orang bekerja pada file yang sama.
3. Mengedit Dokumen Secara Real-Time
Salah satu keunggulan kolaborasi dokumen di Microsoft Teams adalah kemampuan untuk mengedit dokumen secara real-time. Ini berarti semua perubahan yang dilakukan oleh anggota tim akan langsung terlihat oleh yang lain.
- Buka dokumen yang telah dibagikan di tab “Files”.
- Pilih “Edit in Teams” untuk mengedit dokumen langsung di Teams, atau “Edit in Desktop App” untuk menggunakan aplikasi Office.
- Lakukan perubahan pada dokumen. Semua perubahan akan otomatis disimpan dan bisa dilihat oleh anggota tim lainnya.
Mengedit secara real-time memudahkan kolaborasi dan memastikan bahwa semua masukan dan revisi langsung diterapkan.
4. Menambahkan Komentar dan Feedback
Memberikan komentar dan feedback adalah bagian penting dari kolaborasi dokumen. Microsoft Teams memungkinkan untuk menambahkan komentar langsung pada dokumen untuk memberikan saran atau mencatat perubahan yang diperlukan.
- Buka dokumen yang ingin diberi komentar.
- Pilih teks atau bagian dokumen yang ingin diberi komentar.
- Klik kanan dan pilih “New Comment” atau gunakan ikon komentar di toolbar.
- Ketik komentar dan tekan Enter untuk menyimpan.
Komentar akan muncul di sebelah dokumen, memudahkan anggota tim untuk melihat dan menanggapi feedback.
5. Menggunakan Versi Dokumen
Terkadang, perlu kembali ke versi sebelumnya dari dokumen. Microsoft Teams menyimpan riwayat versi dokumen, memungkinkan untuk melihat dan memulihkan versi yang lebih lama jika diperlukan.
- Buka tab “Files” dan pilih dokumen yang ingin diperiksa.
- Klik tiga titik (ellipsis) di sebelah dokumen dan pilih “Version History”.
- Pilih versi dokumen yang ingin dilihat atau dipulihkan.
Dengan fitur ini, tidak perlu khawatir kehilangan pekerjaan atau perubahan yang telah dilakukan.
6. Mengatur Izin Akses
Mengatur izin akses memastikan bahwa hanya orang yang berhak yang bisa melihat atau mengedit dokumen. Ini penting untuk menjaga keamanan dan kerahasiaan informasi.
- Buka dokumen di tab “Files”.
- Klik ikon “Share” dan pilih “Manage access”.
- Atur izin untuk anggota tim atau kelompok tertentu, menentukan siapa yang bisa melihat, mengedit, atau mengomentari dokumen.
Dengan mengatur izin akses, dokumen bisa dikelola dengan lebih baik dan aman.
Baca Juga: Fitur-fitur Terbaik di Microsoft Teams yang Wajib Kamu Tahu
Kolaborasi dokumen di Microsoft Teams adalah cara yang efektif untuk bekerja bersama tim. Semua orang bisa mengakses, mengedit, dan memberikan feedback pada dokumen yang sama, memastikan proyek berjalan lancar.
Untuk mendukung kebutuhan digitalmu sehari-hari, temukan produk terbaru dari Advan, Advan 360 Stylus. Advan 360 Stylus menawarkan perangkat yang handal dan fleksibel. Cocok untuk berbagai keperluan kerja dan kolaborasi!***
Editor: Mahfida Ustadhatul Umma