Advan – Mengelola pembayaran gaji karyawan adalah tugas penting dalam bisnis. Kesalahan kecil bisa menyebabkan keterlambatan atau ketidakakuratan, yang berdampak pada kepuasan dan produktivitas karyawan. Oleh karena itu, memiliki Standar Operasional Prosedur atau SOP pembayaran gaji yang jelas sangat penting agar pembayaran gaji berjalan lancar dan sesuai jadwal.
Saat ini, ada dua metode utama dalam pembayaran gaji: manual dan otomatis. Metode manual masih digunakan di beberapa perusahaan kecil, sementara metode otomatis semakin populer berkat efisiensinya. Lalu, mana yang lebih efektif? Simak perbandingannya dalam artikel ini!
Perbedaan SOP Pembayaran Gaji: Manual vs. Otomatis
Setiap perusahaan memiliki kebijakan sendiri dalam membayar gaji karyawan. Beberapa masih mengandalkan metode tradisional dengan perhitungan manual, sementara lainnya sudah beralih ke sistem otomatis yang lebih praktis.
Baik manual maupun otomatis, masing-masing memiliki kelebihan dan kekurangan. Untuk menentukan metode terbaik bagi perusahaan kamu, penting untuk memahami bagaimana kedua sistem ini bekerja dan dampaknya terhadap operasional bisnis.
1. Proses Perhitungan Gaji
Metode manual mengharuskan HR atau akuntan menghitung gaji berdasarkan absensi, lembur, tunjangan, dan potongan lainnya secara satu per satu. Ini bisa memakan waktu dan berisiko terjadi kesalahan.
Sementara itu, sistem otomatis menggunakan software yang langsung menghitung gaji sesuai data yang telah diinput. Proses ini lebih cepat dan minim kesalahan karena semuanya dilakukan dengan rumus yang sudah ditentukan.
2. Tingkat Keamanan Data
Dalam metode manual, data gaji biasanya dicatat dalam spreadsheet atau dokumen tertulis. Risiko kebocoran atau manipulasi lebih tinggi karena aksesnya bisa tidak terkontrol dengan baik.
Sebaliknya, sistem otomatis dilengkapi dengan fitur keamanan seperti enkripsi dan akses berbasis peran. Ini memastikan hanya pihak yang berwenang yang bisa mengakses atau mengubah data pembayaran gaji.
3. Kecepatan dalam Pemrosesan
Jika menggunakan metode manual, perusahaan harus melalui beberapa tahap mulai dari perhitungan, verifikasi, hingga transfer gaji satu per satu. Proses ini bisa memakan waktu lebih lama, terutama jika jumlah karyawan banyak.
Sedangkan dengan sistem otomatis, pembayaran bisa dilakukan hanya dalam beberapa klik. Setelah data diinput dan diverifikasi, sistem akan langsung mentransfer gaji ke rekening karyawan tanpa perlu campur tangan manual.
4. Tingkat Kesalahan dan Koreksi
Kesalahan dalam perhitungan gaji sering terjadi pada metode manual, baik karena human error maupun data yang tidak akurat. Proses koreksi juga bisa memakan waktu dan mengganggu operasional HR.
Di sisi lain, sistem otomatis memiliki fitur audit dan validasi yang membantu mendeteksi kesalahan sebelum pembayaran dilakukan. Dengan begitu, risiko kesalahan bisa diminimalkan sejak awal.
Baca Juga: 6 Kesalahan Umum dalam SOP Pembayaran Gaji Karyawan dan Cara Menghindarinya
5. Biaya Operasional dan Efisiensi
Pada awalnya, metode manual mungkin terlihat lebih murah karena tidak memerlukan software tambahan. Namun, dalam jangka panjang, biaya operasional bisa lebih besar karena memerlukan lebih banyak tenaga kerja dan waktu.
Sistem otomatis memang memerlukan investasi di awal, tetapi dalam jangka panjang lebih efisien. Dengan mengurangi beban kerja HR, perusahaan bisa mengalokasikan sumber daya ke tugas lain yang lebih produktif.
6. Fleksibilitas dalam Pengelolaan Gaji
Metode manual sering kali kurang fleksibel, terutama jika ada perubahan kebijakan gaji atau tunjangan mendadak. Setiap perubahan harus dihitung ulang secara manual, yang bisa menyebabkan keterlambatan.
Sementara itu, sistem otomatis memungkinkan perubahan kebijakan gaji dengan mudah. Semua perhitungan langsung disesuaikan oleh sistem tanpa perlu proses manual yang berulang.
7. Kemudahan dalam Pelaporan dan Dokumentasi
Dengan metode manual, pembuatan laporan gaji memerlukan waktu tambahan karena data harus dikumpulkan dan dihitung satu per satu. Jika ada audit, perusahaan bisa kesulitan menemukan data lama.
Sistem otomatis menyediakan fitur pelaporan instan yang bisa diakses kapan saja. Semua riwayat pembayaran tersimpan dengan rapi, memudahkan perusahaan dalam audit atau evaluasi keuangan.
Memilih Metode yang Paling Efektif
Baik metode manual maupun otomatis, masing-masing memiliki kelebihan dan kekurangan. Jika perusahaan masih kecil dan jumlah karyawan sedikit, metode manual mungkin masih bisa diterapkan. Namun, jika jumlah karyawan terus bertambah, sistem otomatis bisa menjadi solusi terbaik.
Selain efisiensi, faktor keamanan, kecepatan, dan akurasi juga perlu dipertimbangkan. Dengan menggunakan sistem otomatis, perusahaan bisa mengurangi risiko kesalahan dan memastikan karyawan menerima gaji tepat waktu.
Memilih metode pembayaran gaji yang tepat sangat penting bagi kelancaran bisnis. Metode manual masih relevan untuk perusahaan kecil, tetapi sistem otomatis menawarkan efisiensi dan keamanan lebih baik. Dengan memahami perbedaan keduanya, kamu bisa menentukan metode yang paling sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Agar pekerjaan administrasi berjalan lebih lancar, kamu memerlukan perangkat yang mendukung multitasking tanpa hambatan. Laptop Advan Workplus hadir sebagai solusi ideal dengan performa andal dan responsivitas tinggi, membantu HR dalam mengelola pembayaran gaji dengan cepat dan efisien. Dengan laptop yang tangguh, proses penggajian jadi lebih praktis, dan operasional perusahaan pun semakin optimal!***
Editor: Mahfida Ustadhatul Umma