Advan – Membuat invoice yang rapi dan profesional adalah salah satu hal penting untuk bisnis, terutama bagi kamu yang sering berurusan dengan klien. Dengan invoice yang terstruktur, kamu bisa menampilkan informasi dengan jelas dan mengurangi kesalahan dalam pembayaran. Untungnya, kita bisa menggunakan software seperti OpenOffice untuk membuat invoice yang terlihat rapi tanpa perlu aplikasi khusus.
OpenOffice adalah aplikasi gratis yang mirip dengan Microsoft Office, dengan fitur yang cukup lengkap untuk kebutuhan bisnis. Salah satu fiturnya yang berguna adalah kemampuan untuk membuat template invoice dengan desain yang bisa disesuaikan. Kamu bisa menambahkan logo, informasi perusahaan, dan detail transaksi dengan mudah menggunakan OpenOffice.
Jika kamu belum terbiasa menggunakan OpenOffice, jangan khawatir! Artikel ini akan membimbing kamu langkah demi langkah untuk membuat invoice yang rapi. Yuk, ikuti panduan berikut ini dan coba sendiri di perangkat kamu agar invoice yang kamu buat semakin terlihat profesional:
1. Menyiapkan Template Invoice di OpenOffice
Langkah pertama yang perlu kamu lakukan adalah menyiapkan template invoice di OpenOffice. Template ini akan menjadi dasar untuk semua invoice yang kamu buat, jadi pastikan untuk mengaturnya dengan baik.
Buka OpenOffice Writer: Pertama, buka OpenOffice Writer dan pilih menu “File” > “New” > “Templates and Documents.”
Pilih Template yang sesuai dengan kebutuhan kamu atau mengunduh template invoice dari situs OpenOffice. Dengan template, kamu tidak perlu memulai dari awal.
2. Mengatur Format Tabel untuk Data Invoice
Data transaksi dalam invoice biasanya disusun dalam tabel agar lebih mudah dibaca. Di OpenOffice, kamu bisa membuat tabel dengan mudah untuk mengatur data seperti nama produk, jumlah, harga satuan, dan total harga.
Buat Tabel Baru: Pilih menu “Table” > “Insert Table” dan tentukan jumlah kolom serta baris sesuai kebutuhan.
Atur Lebar Kolom: Sesuaikan lebar kolom agar informasi terlihat jelas. Misalnya, kolom untuk nama produk bisa dibuat lebih lebar daripada kolom jumlah.
3. Menambahkan Detail Perusahaan dan Klien
Setiap invoice membutuhkan informasi mengenai perusahaan dan klien untuk memastikan data yang kamu kirimkan akurat. Letakkan informasi ini di bagian atas agar mudah terlihat.
Tambah Nama Perusahaan dan Logo: Ketik nama perusahaan kamu di bagian atas, lalu tambahkan logo jika ada. Kamu bisa memasukkan logo melalui menu “Insert” > “Picture” > “From File.”
Isi Data Klien: Di bagian bawah nama perusahaan, tambahkan nama dan alamat klien yang dituju agar invoice lebih terperinci.
4. Menyisipkan Rincian Transaksi
Setelah mengatur format tabel, kamu bisa mulai mengisi rincian transaksi, seperti nama produk, kuantitas, harga per unit, dan total. Ini adalah bagian inti dari invoice yang perlu diisi dengan teliti.
Isi Nama Produk dan Harga: Pastikan setiap produk atau layanan tertulis dengan jelas, beserta harganya per unit.
Tambahkan Total Harga: Di kolom terakhir, buat rumus sederhana atau tambahkan total harga manual agar invoice kamu lengkap dan mudah dipahami klien.
5. Memberikan Nomor Invoice dan Tanggal
Nomor invoice adalah identitas unik yang membedakan setiap invoice dan mempermudah pelacakan. Jangan lupa untuk menambahkan nomor ini, serta tanggal penerbitan invoice.
Tambahkan Nomor Invoice: Letakkan nomor invoice di bagian kanan atas atau bawah informasi perusahaan.
Isi Tanggal Penerbitan: Pastikan untuk mencantumkan tanggal penerbitan, terutama jika ada batas waktu pembayaran.
6. Menyimpan dan Mencetak Invoice
Setelah semua informasi sudah lengkap, saatnya menyimpan invoice sebagai file PDF agar mudah dibagikan atau dicetak. Di OpenOffice, kamu bisa langsung menyimpan dokumen dalam format PDF.
Simpan Sebagai PDF: Pilih menu “File” > “Export as PDF” untuk mengonversi invoice menjadi file PDF.
Cetak Jika Diperlukan: Jika kamu perlu invoice fisik, kamu juga bisa langsung mencetaknya dengan memilih menu “File” > “Print.”
Dengan mengikuti langkah-langkah di atas, kamu kini bisa membuat invoice yang rapi dan profesional menggunakan OpenOffice. Mulai dari menyiapkan template hingga menyusun rincian transaksi, semuanya bisa dilakukan dengan mudah di OpenOffice. Cobalah dan lihat bagaimana invoice buatan kamu bisa lebih terlihat menarik dan terstruktur, membantu kamu dalam membangun kepercayaan dengan klien.
Baca Juga: Langkah Mudah Membuat Template Surat di OpenOffice Writer
Jika kamu mencari laptop yang ideal untuk pekerjaan administratif seperti membuat invoice di OpenOffice, Advan memiliki pilihan yang pas untuk kamu. Salah satunya adalah Advan Soulmate. Laptop ini dilengkapi dengan prosesor bertenaga, layar HD yang nyaman di mata, serta daya tahan baterai yang cukup lama untuk menemani kamu bekerja seharian. Dengan desain yang ringkas dan performa yang stabil, Advan Soulmate cocok untuk membantu produktivitas kamu sehari-hari. Kamu bisa menemukan laptop Advan Soulmate ini di advan.id dan rasakan sendiri kemudahannya untuk menunjang pekerjaan administratif maupun tugas lainnya.***
Editor: Andik Chefasa