Advan – Mengelola hutang usaha bisa jadi rumit, terutama jika jumlahnya sudah cukup banyak. Mencatat setiap transaksi secara manual bisa memakan waktu dan mudah menimbulkan kesalahan. Untungnya, dengan bantuan Excel, kamu bisa membuat laporan hutang usaha yang terstruktur dan mudah dipantau. Pada artikel ini, kita akan membahas langkah-langkah membuat laporan hutang usaha dengan Excel agar seluruh data hutangmu dapat tersimpan rapi dan terorganisir dengan baik.
Excel memungkinkanmu membuat laporan hutang usaha dengan lebih fleksibel. Tidak hanya bisa digunakan untuk mencatat jumlah hutang, kamu juga bisa menambahkan kolom tambahan, seperti jatuh tempo, nama pemasok, serta status pembayaran. Dengan begitu, laporan hutang usaha ini dapat menjadi alat bantu penting dalam mengelola keuangan bisnismu secara lebih akurat dan efisien.
1. Persiapan Awal Laporan Hutang Usaha di Excel
Sebelum mulai memasukkan data, ada beberapa hal yang perlu kamu persiapkan untuk membuat laporan hutang usaha dengan Excel:
- Buka Excel dan Buat Worksheet Baru
Buka aplikasi Excel dan buat worksheet baru yang akan digunakan khusus untuk mencatat laporan hutang. Beri nama worksheet ini, misalnya “Laporan Hutang Usaha,” agar mudah ditemukan.
- Tentukan Kolom-Kolom Utama
Susun kolom-kolom utama yang akan digunakan untuk mencatat data hutang. Beberapa kolom yang disarankan antara lain:
- Tanggal Transaksi
- Nama Pemasok
- Nomor Invoice
- Jumlah Hutang
- Jatuh Tempo
- Status Pembayaran (Lunas atau Belum Lunas)
Dengan kolom-kolom ini, kamu dapat mencatat data dengan lebih lengkap sehingga mudah diakses kapan saja.
2. Memasukkan Data Hutang dengan Tepat
Setelah kolom-kolom utama selesai disusun, langkah selanjutnya adalah memasukkan data hutang ke dalam laporan di Excel.
Membuat Format Tanggal dan Jumlah Uang
Untuk membuat laporan hutang usaha dengan Excel, pastikan kolom Tanggal Transaksi dan Jatuh Tempo diformat sebagai Date, sementara kolom Jumlah Hutang diformat sebagai Currency. Dengan begitu, tanggal dan nilai hutang akan tampil dengan benar dan mudah dibaca.
- Input Tanggal dan Nomor Invoice
Pada setiap baris, masukkan tanggal transaksi dan nomor invoice dari hutang yang dimiliki. Nomor invoice akan memudahkan kamu dalam mencocokkan catatan dengan bukti transaksi.
- Input Jumlah Hutang dan Jatuh Tempo
Masukkan jumlah hutang dan tanggal jatuh temponya. Dengan memasukkan informasi ini, kamu bisa melihat hutang mana saja yang segera harus dibayar, sehingga pengelolaan arus kas akan lebih mudah dilakukan.
Menambahkan Kolom Status Pembayaran
Untuk mempermudah, tambahkan kolom “Status Pembayaran” yang bisa kamu isi dengan Lunas atau Belum Lunas. Cara ini membantu kamu melacak hutang yang sudah terbayar dan yang masih dalam status pembayaran tertunda.
3. Menggunakan Rumus Excel untuk Mempermudah Perhitungan
Excel memiliki berbagai rumus yang bisa membantu mempercepat pengelolaan laporan hutang usaha. Kamu bisa mencoba beberapa rumus berikut untuk menyederhanakan perhitungan dan analisis laporan:
- SUM: Gunakan rumus ini untuk menjumlahkan seluruh jumlah hutang dalam satu kolom. Caranya, cukup ketik `=SUM(range_kolom)` dan Excel akan otomatis menjumlahkan seluruh nilai yang ada di kolom tersebut.
- Conditional Formatting: Untuk menyoroti hutang yang sudah jatuh tempo, gunakan fitur Conditional Formatting di Excel. Caranya, pilih kolom Jatuh Tempo, lalu pilih Conditional Formatting > Highlight Cells Rules > Less Than, dan masukkan formula tanggal hari ini. Hutang yang sudah jatuh tempo akan otomatis diberi warna tertentu.
Baca Juga: Cara Praktis Membuat Laporan Keuangan Restoran dengan Excel
4. Membuat Ringkasan Hutang yang Belum Lunas
Agar lebih mudah, buat ringkasan khusus yang hanya menunjukkan hutang yang belum lunas. Kamu bisa memanfaatkan filter pada kolom Status Pembayaran untuk menampilkan hutang yang masih aktif. Ini memudahkan kamu melihat total hutang yang harus dibayar dalam periode tertentu.
Untuk kelancaran penggunaan Excel, kamu bisa mempertimbangkan menggunakan perangkat dengan spesifikasi mumpuni seperti Notebook Advan Workpro yang bisa menunjang produktivitas harianmu. Dapatkan perangkatnya di sini Advan.id.
5. Menyimpan dan Memperbarui Laporan Secara Berkala
Terakhir, jangan lupa untuk menyimpan file laporan hutang usaha ini dengan aman dan memperbaruinya secara berkala. Menambahkan setiap transaksi baru serta mengubah status hutang setelah pembayaran akan membantu menjaga laporan tetap akurat. Perbarui laporan ini minimal setiap minggu agar semua transaksi dapat tercatat dengan baik.
Dengan mengikuti langkah-langkah di atas, kamu bisa membuat laporan hutang usaha dengan Excel yang mudah dipahami dan berguna sebagai dasar untuk mengelola keuangan usaha. Excel memudahkan kamu mengatur data secara detail dan menampilkan informasi yang relevan, sehingga kamu dapat melacak kewajiban finansial usahamu dengan lebih terstruktur dan efisien.***
Editor: Andik Chefasa