Advan – Dalam dunia kerja, penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah bagian penting untuk memastikan semua proses berjalan sesuai aturan yang telah ditetapkan. Namun, proses ini tidak bisa dilakukan sembarangan. Diperlukan rapat khusus untuk membahas setiap detail SOP sebelum diterapkan.
Agar hasil rapat terdokumentasi dengan baik, kamu memerlukan notulen rapat yang jelas dan sistematis. Notulen tidak hanya berguna sebagai catatan, tetapi juga menjadi referensi bagi seluruh peserta rapat, termasuk mereka yang tidak bisa hadir. Dengan notulen yang lengkap, tidak ada informasi penting yang terlewat, dan proses penyusunan SOP bisa lebih terarah.
Nah, bagaimana cara membuat notulen rapat penyusunan SOP yang baik? Apa saja format yang perlu diperhatikan? Berikut ini adalah panduan lengkapnya agar kamu bisa membuat notulen yang profesional dan mudah dipahami.
Contoh Format Notulen Rapat Penyusunan SOP
1. Identitas Rapat
Bagian ini berisi informasi dasar mengenai rapat yang sedang berlangsung. Formatnya biasanya mencakup:
- Nama rapat: Rapat Penyusunan SOP Perusahaan
- Hari, tanggal, dan waktu: Misalnya, Senin, 15 Februari 2025, pukul 10.00 – 12.00 WIB
- Tempat rapat: Ruang Meeting atau platform online (Zoom, Google Meet, dll.)
- Pimpinan rapat: Nama pemimpin rapat, misalnya Manajer Operasional
- Notulis: Nama pencatat notulen
2. Daftar Hadir
Dokumentasikan siapa saja yang mengikuti rapat. Biasanya, format daftar hadir mencakup:
- Nama peserta
- Jabatan atau divisi
- Status kehadiran (hadir/tidak hadir)
Jika ada peserta yang tidak bisa hadir, sertakan alasan ketidakhadiran mereka (misalnya sedang bertugas di luar kota atau izin khusus).
3. Agenda Rapat
Bagian ini menjelaskan topik utama yang akan dibahas dalam rapat. Contoh agenda rapat penyusunan SOP:
- Menentukan ruang lingkup SOP
- Mendiskusikan alur kerja yang perlu didokumentasikan dalam SOP
- Membahas tanggung jawab setiap divisi dalam penerapan SOP
- Mengevaluasi draf awal SOP
- Menentukan langkah selanjutnya dalam finalisasi SOP
4. Ringkasan Diskusi
Di sinilah bagian inti dari notulen rapat. Catat semua diskusi yang terjadi, termasuk masukan dari peserta dan poin-poin penting yang perlu diperhatikan.
- Menentukan ruang lingkup SOP: SOP akan mencakup operasional harian, kebijakan keselamatan, dan prosedur pelayanan pelanggan.
- Mendiskusikan alur kerja: SOP harus ditulis secara detail dan mudah dipahami oleh semua karyawan.
- Pembagian tanggung jawab: Setiap divisi bertanggung jawab dalam menyusun bagian SOP yang berkaitan dengan tugas mereka.
- Evaluasi draf awal: Beberapa bagian SOP perlu direvisi agar lebih jelas, terutama terkait langkah-langkah pelaksanaan.
Catat juga jika ada perbedaan pendapat dan bagaimana keputusan akhirnya dibuat.
5. Keputusan dan Tindak Lanjut
Setelah semua poin dibahas, pastikan notulen mencantumkan keputusan akhir yang diambil.
- Finalisasi SOP: Setiap divisi diberikan waktu satu minggu untuk memperbaiki dan melengkapi draft SOP.
- Tanggung jawab revisi: Manajer Operasional bertanggung jawab mengoordinasikan revisi akhir sebelum disahkan.
- Tanggal rapat berikutnya: Rapat lanjutan akan diadakan pada 22 Februari 2025 untuk membahas finalisasi SOP.
6. Penutup
Bagian akhir notulen biasanya berisi kesimpulan singkat dan ucapan terima kasih kepada peserta rapat.
- Rapat selesai pada pukul 12.00 WIB dan berjalan dengan lancar.
- Semua peserta diharapkan segera menyelesaikan tugas yang telah disepakati.
- Notulen ini akan dibagikan kepada seluruh peserta untuk ditinjau kembali.
Membuat notulen rapat penyusunan SOP tidak sulit jika kamu sudah memahami format yang tepat. Notulen yang sistematis tidak hanya membantu dokumentasi hasil rapat, tetapi juga memastikan setiap keputusan dan tugas tindak lanjut dapat dilakukan dengan baik. Dengan adanya notulen yang rapi, seluruh tim bisa bekerja lebih efektif dalam menyusun SOP yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Baca juga: Panduan Lengkap Membuat Notulensi Presentasi yang Efektif dan Profesional
Agar proses pencatatan notulen lebih lancar dan praktis, kamu membutuhkan laptop yang cepat, ringan, dan memiliki daya tahan baterai yang baik. Advan WorkPlus adalah pilihan tepat untuk keperluan ini. Dengan prosesor Intel yang responsif, layar Full HD yang nyaman untuk mengetik, dan desain ringan yang mudah dibawa, Advan WorkPlus sangat cocok untuk mendukung produktivitasmu dalam mencatat dan mengelola dokumen rapat. Pastikan kamu menggunakan perangkat terbaik untuk pekerjaan yang lebih efisien!***
Editor: Andik Chefasa