Advan – Sebagai bagian dari manajemen sumber daya manusia, administrasi kepegawaian memiliki peran penting dalam menjaga kelancaran operasional perusahaan. Jika kamu bekerja di bagian HR atau memiliki bisnis sendiri, kamu harus memahami berbagai dokumen administrasi kepegawaian yang harus dikelola dengan baik. Dokumen-dokumen ini berkaitan dengan data pegawai, kontrak kerja, penggajian, hingga evaluasi kinerja. Berikut adalah jenis-jenis dokumen administrasi kepegawaian yang wajib kamu kelola.
1. Dokumen Rekrutmen Karyawan
Proses perekrutan karyawan membutuhkan berbagai dokumen untuk memastikan bahwa kandidat yang dipilih memenuhi kualifikasi yang dibutuhkan. Dokumen ini juga membantu dalam pencatatan calon karyawan yang potensial untuk posisi di masa depan. Beberapa dokumen yang termasuk dalam rekrutmen yaitu:
- Surat Lamaran Kerja, Berisi permohonan pekerjaan dari calon karyawan.
- Curriculum Vitae (CV), Menyajikan riwayat pendidikan, pengalaman kerja, dan keterampilan kandidat.
- Portofolio, Berisi contoh hasil kerja calon karyawan, terutama untuk posisi kreatif.
- Formulir Data Pelamar, Digunakan untuk mengumpulkan informasi pribadi kandidat.
- Hasil Psikotes dan Wawancara, Menilai kecocokan kandidat dengan posisi yang dilamar.
2. Dokumen Kontrak Kerja
Setiap karyawan yang diterima harus memiliki kontrak kerja sebagai dasar hubungan hukum antara karyawan dan perusahaan. Dokumen ini mengatur hak dan kewajiban kedua belah pihak. Poin penting dalam kontrak kerja yaitu:
- Identitas perusahaan dan karyawan
- Jabatan dan deskripsi pekerjaan
- Durasi kontrak (kontrak tetap atau kontrak waktu tertentu)
- Gaji, tunjangan, dan bonus
- Hak cuti dan jam kerja
- Peraturan perusahaan dan sanksi
Tanpa kontrak kerja yang jelas, bisa terjadi perselisihan di kemudian hari. Oleh karena itu, pastikan setiap karyawan memiliki dokumen ini sejak awal.
3. Dokumen Data Karyawan
Sebagai HR, kamu harus memiliki basis data lengkap tentang semua karyawan perusahaan. Dokumen ini berisi informasi yang dapat digunakan untuk keperluan administratif, misalnya pengajuan asuransi, pencairan dana pensiun, atau keperluan perpajakan. Berikut Isi dokumen data karyawan:
- Kartu Identitas (KTP/SIM/Paspor)
- Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP)
- Kartu Keluarga (KK) – Jika diperlukan
- Bukti Sertifikasi atau Ijazah
- Nomor BPJS Kesehatan dan BPJS Ketenagakerjaan
Dokumen ini sebaiknya selalu diperbarui untuk mencatat perubahan status karyawan, seperti pernikahan, kelahiran anak, atau mutasi jabatan.
Baca Juga: Mengenal Jenis-Jenis Dokumen Digital Populer 2025
4. Dokumen Absensi dan Kehadiran
Mengelola kehadiran karyawan adalah tugas penting dalam administrasi kepegawaian. Kehadiran yang tidak tercatat dengan baik bisa berdampak pada perhitungan gaji dan tunjangan. Dokumen yang terkait dengan absensi sebagai berikut:
- Rekap Absensi Harian/Bulanan, Mencatat kehadiran dan keterlambatan.
- Formulir Izin/Cuti, Digunakan untuk mengajukan cuti atau izin tidak masuk kerja.
- Surat Peringatan (SP), Diberikan kepada karyawan yang sering absen tanpa alasan jelas.
Sistem absensi modern biasanya menggunakan fingerprint atau aplikasi digital untuk memudahkan pencatatan secara otomatis.
5. Dokumen Penggajian dan Tunjangan
Setiap bulan, perusahaan wajib membayarkan gaji kepada karyawan sesuai dengan kontrak yang telah disepakati. Oleh karena itu, dokumen penggajian harus dikelola dengan rapi agar tidak terjadi kesalahan pembayaran. Berikut Dokumen dalam administrasi penggajian:
- Slip Gaji, Bukti pembayaran gaji yang diberikan kepada karyawan.
- Rekapitulasi Gaji, Data keseluruhan pengeluaran gaji dalam satu periode.
- Dokumen Pajak Karyawan (PPh 21), Laporan pemotongan pajak penghasilan.
- Dokumen BPJS Ketenagakerjaan dan Kesehatan, Menunjukkan pembayaran asuransi karyawan.
Pastikan sistem penggajianmu akurat agar tidak ada keterlambatan atau kesalahan dalam pembayaran.
6. Dokumen Evaluasi Kinerja
Menilai kinerja karyawan secara berkala sangat penting untuk melihat perkembangan dan efektivitas kerja mereka. Dokumen ini membantu dalam menentukan promosi, bonus, atau pelatihan yang diperlukan. Jenis dokumen evaluasi kinerja yaitu:
- Form Penilaian Karyawan, Berisi catatan tentang performa kerja karyawan.
- Laporan Feedback dari Atasan, Umpan balik dari manajer atau supervisor.
- Hasil Self-Assessment, Evaluasi diri yang diisi oleh karyawan.
- Dokumen Training dan Pengembangan, Mencatat pelatihan yang diikuti karyawan.
Evaluasi kinerja yang baik akan membantu meningkatkan produktivitas dan kepuasan kerja karyawan.
7. Dokumen Pemutusan Hubungan Kerja (PHK) dan Pensiun
Ketika seorang karyawan mengundurkan diri, memasuki masa pensiun, atau diberhentikan oleh perusahaan, diperlukan dokumen resmi untuk mengesahkan keputusan tersebut. Dokumen terkait PHK dan pensiun Seperti:
- Surat Pengunduran Diri
- Surat Pemutusan Hubungan Kerja (PHK).
- Dokumen Klaim Dana Pensiun.
- Surat Rekomendasi Kerja.
Dokumen-dokumen ini memastikan bahwa proses pengunduran diri atau PHK dilakukan secara profesional dan sesuai dengan aturan ketenagakerjaan.
Dalam dunia administrasi kepegawaian, kamu membutuhkan perangkat yang bisa membantu menyusun, mengelola, dan menyimpan berbagai dokumen penting dengan cepat dan aman. Advan Laptop 360 Stylus hadir sebagai solusi modern untuk meningkatkan produktivitas HR dalam menangani dokumen rekrutmen, kontrak kerja, absensi, hingga evaluasi kinerja karyawan. Kenapa Advan Laptop 360 Stylus Cocok untuk Administrasi Kepegawaian? Didukung dengan Layar Sentuh dan Pen Stylus serta dapat menjadi mode tablet interaktif untuk menandatangani kontrak digital dengan lebih praktis. Memiliki Prosesor Intel Core i3 dan RAM 8 GB menjadikan performa lebih kencang dalam mengakses serta mengedit dokumen tanpa lag. Advan Laptop 360 Stylus mempunyai penyimpanan yang cukup besar hingga 256 GB SSD, berguna untuk menyimpan dokumen administrasi kepegawaian dengan aman serta laptop ini memiliki bobot yang ringan membuat kamu dengan mudah membawanya saat meeting atau presentasi laporan karyawan.
Mengelola dokumen administrasi kepegawaian dengan baik sangat penting untuk menjaga keteraturan operasional perusahaan dan memastikan hak serta kewajiban karyawan terpenuhi. Mulai dari dokumen rekrutmen, kontrak kerja, data karyawan, absensi, penggajian, evaluasi kinerja, hingga dokumen PHK dan pensiun, semua harus tersusun dengan rapi agar tidak ada masalah di kemudian hari. Sebagai HR atau pemilik bisnis, kamu harus selalu memastikan bahwa setiap dokumen diperbarui dan disimpan dengan aman. Dengan pengelolaan yang baik, perusahaanmu bisa berjalan lebih efisien, transparan, dan profesional dalam mengelola sumber daya manusia.***
Editor: Andik Chefasa