Advan – Dalam industri periklanan, berbagai dokumen bisnis sangat penting untuk menjaga kelancaran operasional, mengatur strategi pemasaran, dan membangun hubungan yang baik dengan klien. Jika kamu memiliki atau bekerja di perusahaan periklanan, memahami jenis-jenis dokumen bisnis yang dibutuhkan akan membantumu dalam menjalankan bisnis dengan lebih profesional dan efisien. Berikut ini adalah beberapa dokumen utama yang wajib dimiliki perusahaan periklanan.
1. Proposal Periklanan
Proposal periklanan adalah dokumen yang kamu buat untuk menawarkan layanan kepada calon klien. Dokumen ini mencakup strategi pemasaran, media yang akan digunakan, anggaran, serta tujuan kampanye. Proposal ini harus dibuat secara profesional dan menarik agar bisa meyakinkan klien untuk bekerja sama dengan perusahaanmu. Isi Proposal Periklanan yang benar yaitu:
- Latar belakang dan pemahaman terhadap kebutuhan klien
- Strategi pemasaran yang akan digunakan
- Target audiens dan segmentasi pasar
- Jenis media yang akan digunakan (digital, cetak, TV, radio, dll.)
- Anggaran dan estimasi biaya
- Jadwal pelaksanaan kampanye
- Keunggulan perusahaan dibandingkan kompetitor
2. Kontrak Kerjasama dengan Klien
Saat klien setuju untuk bekerja sama dengan perusahaanmu, kamu perlu membuat kontrak yang mengatur hak dan kewajiban kedua belah pihak. Kontrak ini melindungi perusahaan dari kemungkinan perselisihan dan memastikan bahwa semua layanan yang disepakati berjalan sesuai perjanjian. Poin Penting dalam Kontrak Kerjasama sebagai berikut:
- Identitas kedua belah pihak (perusahaan dan klien)
- Ruang lingkup pekerjaan
- Biaya layanan dan metode pembayaran
- Jangka waktu kerja dan tenggat waktu proyek
- Hak cipta dan kepemilikan materi iklan
- Klausul pembatalan dan penalti
- Ketentuan penyelesaian sengketa
3. Brief Kreatif
Brief kreatif adalah dokumen penting yang digunakan oleh tim kreatif perusahaan untuk memahami kebutuhan kampanye klien. Dokumen ini membantu tim desainer, copywriter, dan produser dalam menciptakan konsep yang sesuai dengan visi dan strategi pemasaran klien. Elemen dalam Brief Kreatif yaitu:
- Tujuan kampanye periklanan
- Karakteristik target audiens
- Pesan utama yang ingin disampaikan
- Media yang akan digunakan
- Gaya visual dan tone of voice yang diinginkan
- Contoh referensi dari klien
4. Laporan Kinerja Kampanye
Setelah kampanye periklanan berjalan, kamu perlu menyusun laporan kinerja untuk menilai efektivitas strategi yang diterapkan. Laporan ini berisi data mengenai pencapaian target, respons audiens, serta rekomendasi untuk perbaikan di masa mendatang. Berikut isi Laporan Kinerja Kampanye:
- Data analitik dari berbagai platform (Google Ads, media sosial, dll.)
- Jumlah tayangan, interaksi, dan konversi
- ROI (Return on Investment) kampanye
- Feedback dari audiens atau klien
- Rekomendasi strategi selanjutnya
Baca Juga: Jenis-Jenis Dokumen Perjalanan Dinas dan Cara Mengelolanya
5. Invoice dan Kwitansi Pembayaran
Setiap transaksi bisnis memerlukan dokumen keuangan yang sah, seperti invoice dan kwitansi pembayaran. Invoice digunakan untuk menagih pembayaran dari klien, sedangkan kwitansi diberikan sebagai bukti bahwa klien telah melakukan pembayaran. Informasi dalam Invoice yaitu:
- Nama dan alamat perusahaan serta klien
- Nomor invoice dan tanggal penerbitan
- Rincian layanan yang diberikan
- Total biaya dan metode pembayaran
- Tenggat waktu pembayaran
6. NDA (Non-Disclosure Agreement)
Sebagai perusahaan periklanan, kamu mungkin menangani informasi rahasia klien, seperti strategi pemasaran, anggaran, atau produk baru yang belum dirilis. Untuk melindungi informasi ini, kamu memerlukan NDA, yaitu perjanjian kerahasiaan yang memastikan bahwa data tidak akan bocor ke pihak ketiga. Berikut adalah isi NDA:
- Definisi informasi rahasia
- Pihak yang terlibat dalam perjanjian
- Jangka waktu kerahasiaan
- Sanksi jika terjadi pelanggaran
7. Surat Penawaran dan Negosiasi
Sebelum terjadi kesepakatan kerja sama, sering kali perusahaan periklanan perlu mengajukan surat penawaran kepada calon klien. Dokumen ini berisi rincian layanan yang ditawarkan beserta perkiraan biaya. Isi Surat Penawaran yaitu:
- Latar belakang dan keunggulan perusahaan
- Rincian layanan yang ditawarkan
- Estimasi biaya dan opsi paket layanan
- Keuntungan yang akan didapatkan klien
- Detail kontak untuk negosiasi lebih lanjut
8. Portofolio Perusahaan
Portofolio berisi kumpulan hasil karya terbaik yang pernah dikerjakan oleh perusahaanmu. Dokumen ini digunakan untuk menarik calon klien dan membangun reputasi di industri periklanan. Elemen dalam Portfolio yaitu:
- Profil singkat perusahaan
- Daftar klien yang pernah bekerja sama
- Contoh iklan yang pernah dibuat (gambar, video, copywriting, dll.)
- Testimoni klien
- Penghargaan atau pencapaian perusahaan
Dalam industri periklanan yang serba cepat, kamu membutuhkan perangkat yang bisa mengikuti ritme kerja tanpa hambatan. Advan Laptop WorkPlus hadir sebagai pilihan terbaik untuk menangani berbagai dokumen bisnis penting, mulai dari proposal periklanan, brief kreatif, hingga laporan kinerja kampanye. Spesifikasi Advan Laptop WorkPlus dibekali Prosesor AMD Ryzen 5 6600H yang membuat performa jadi sangat kencang untuk kamu melakukan multitasking serta dukungan dari RAM 16 GB yang bebas lag saat membuka banyak dokumen bisnis. Advan Laptop WorkPlus memiliki kapasitas penyimpanan 512GB SSD Upgradable sehingga akses file lebih cepat dan aman. Layar berdimensi 14” Full HD IPS yang sangat jernih untuk melakukan editing iklan dan desain kreatif, membuat kamu menjadi nyaman saat berlama – lama menggunakannya. Dengan Advan Laptop WorkPlus, mengelola kontrak klien, invoice, NDA, dan portofolio menjadi lebih efisien.
Memiliki dokumen bisnis yang lengkap sangat penting untuk kelancaran operasional perusahaan periklanan. Proposal periklanan, kontrak kerja, brief kreatif, hingga laporan kinerja membantu perusahaanmu dalam menjalankan proyek secara profesional. Selain itu, dokumen keuangan seperti invoice serta perjanjian kerahasiaan juga memainkan peran penting dalam memastikan bisnis berjalan lancar. Jika kamu ingin perusahaan periklananmu berkembang lebih pesat, pastikan semua dokumen di atas sudah disiapkan dan dikelola dengan baik. Dengan begitu, bisnis periklanan yang kamu jalankan akan lebih terstruktur, profesional, dan dipercaya oleh klien.***
Editor: Andik Chefasa