Advan – Business Process Model and Notation (BPMN) adalah alat yang sangat efektif untuk memvisualisasikan proses bisnis. Dengan BPMN, setiap alur kerja dapat dirancang dengan detail sehingga lebih mudah dipahami oleh berbagai pihak, termasuk pemangku kepentingan dan pengembang sistem. Salah satu cara paling populer untuk membuat BPMN adalah dengan menggunakan Microsoft Visio.
Microsoft Visio menyediakan template dan simbol khusus untuk membuat BPMN secara profesional. Alat ini mempermudah pengguna dalam merancang, mengedit, dan berbagi diagram proses bisnis. Baik untuk kebutuhan internal perusahaan maupun untuk pengembangan sistem informasi, Visio menjadi pilihan ideal karena kemudahan penggunaan dan fleksibilitasnya.
Artikel ini akan membahas langkah-langkah untuk membuat BPMN di Microsoft Visio. Panduan ini cocok untuk berbagai tingkatan pengguna, mulai dari pemula hingga profesional, agar dapat membuat diagram proses bisnis dengan jelas dan efisien.
Persiapan Sebelum Membuat BPMN
Sebelum mulai membuat BPMN, penting untuk memahami tujuan dari diagram yang akan dibuat. Proses bisnis yang kompleks memerlukan perencanaan yang matang agar semua elemen yang diperlukan dapat terintegrasi dengan baik ke dalam diagram.
BPMN dirancang untuk menggambarkan alur kerja yang melibatkan berbagai aktor, keputusan, dan interaksi antarproses. Oleh karena itu, persiapan seperti identifikasi aktor, jenis aktivitas, serta aliran data menjadi langkah penting sebelum mulai membuat diagram.
Microsoft Visio memberikan berbagai simbol standar BPMN seperti event, activity, gateway, dan connector. Semua elemen ini dirancang sesuai dengan standar internasional sehingga dapat digunakan untuk berbagai kebutuhan.
Langkah-Langkah Membuat BPMN di Microsoft Visio
Berikut panduan lengkap untuk membuat BPMN menggunakan Microsoft Visio.
1. Membuka Template BPMN
Langkah pertama dalam membuat BPMN di Microsoft Visio adalah memilih template yang sesuai.
- Buka Microsoft Visio
Jalankan aplikasi Visio di perangkat. Pilih opsi File > New untuk memulai proyek baru. - Pilih Template BPMN
Di bagian kategori template, cari Flowchart atau BPMN Diagram. Pilih template tersebut untuk memastikan semua elemen BPMN tersedia. - Atur Kanvas Kerja
Sesuaikan ukuran kanvas sesuai kebutuhan. Ini dapat dilakukan melalui menu Design > Page Setup. Pastikan kanvas cukup besar untuk menampung seluruh proses bisnis yang akan dirancang.
Baca juga Mengenal BPMN dan Istilah Penting dalam Proses Bisnis yang Harus Diketahui
2. Menambahkan Elemen BPMN
Setelah template siap, langkah berikutnya adalah menambahkan elemen-elemen penting ke dalam diagram, sebagai berikut:
- Start Event
- Pilih Simbol Start Event
Di panel kiri, cari simbol lingkaran kecil yang mewakili Start Event. Seret simbol ini ke kanvas. - Beri Nama Start Event
Klik pada simbol untuk menambahkan label, misalnya “Mulai Proses”.
- Pilih Simbol Start Event
- Aktivitas
- Pilih Simbol Aktivitas
Pilih simbol persegi panjang yang mewakili aktivitas. Seret ke kanvas, lalu hubungkan dengan Start Event menggunakan garis konektor. - Beri Nama Aktivitas
Tambahkan deskripsi aktivitas, seperti “Verifikasi Data” atau “Pengolahan Pesanan”.
- Pilih Simbol Aktivitas
- Gateway
- Pilih Simbol Gateway
Cari simbol berbentuk wajik yang mewakili Gateway untuk keputusan atau percabangan. Hubungkan simbol ini dengan aktivitas sebelumnya. - Tambahkan Label
Beri label pada gateway untuk menjelaskan keputusan, seperti “Apakah Data Valid?”
- Pilih Simbol Gateway
- End Event
- Pilih Simbol End Event
Seret simbol lingkaran dengan garis tebal untuk mewakili End Event. - Hubungkan End Event
Pastikan semua alur proses menuju ke End Event untuk menunjukkan akhir dari proses.
- Pilih Simbol End Event
3. Menyempurnakan Diagram
Setelah semua elemen utama ditambahkan, langkah berikutnya adalah menyempurnakan diagram agar lebih rapi dan profesional.
- Gunakan Fitur Align and Distribute
Di menu Home, gunakan opsi Align and Distribute untuk merapikan posisi elemen-elemen dalam diagram. - Tambahkan Keterangan Tambahan
Jika diperlukan, tambahkan teks atau anotasi untuk menjelaskan proses yang kompleks. - Gunakan Warna
Gunakan warna untuk membedakan kategori elemen, seperti event, aktivitas, dan gateway. Ini membantu meningkatkan keterbacaan diagram.
4. Menyimpan dan Membagikan Diagram
Setelah selesai, simpan dan bagikan diagram agar dapat digunakan oleh tim atau pemangku kepentingan lainnya.
- Simpan File
Pilih File > Save As, lalu simpan file dalam format Visio (.vsdx). Jika ingin membuat salinan, gunakan nama file yang berbeda. - Ekspor ke Format Lain
Untuk membagikan diagram, ekspor ke format PDF atau gambar melalui opsi File > Export. - Periksa Konsistensi
Sebelum membagikan, pastikan diagram sudah diperiksa untuk memastikan alur proses sesuai dengan desain awal.
Setelah selesai, simpan dan bagikan diagram agar dapat digunakan oleh tim atau pemangku kepentingan lainnya.
- Simpan File
Pilih File > Save As, lalu simpan file dalam format Visio (.vsdx). Jika ingin membuat salinan, gunakan nama file yang berbeda. - Ekspor ke Format Lain
Untuk membagikan diagram, ekspor ke format PDF atau gambar melalui opsi File > Export. - Periksa Konsistensi
Sebelum membagikan, pastikan diagram sudah diperiksa untuk memastikan alur proses sesuai dengan desain awal.
Pentingnya BPMN dalam Bisnis
BPMN mempermudah tim dalam memahami proses bisnis secara keseluruhan. Dengan diagram yang jelas dan terstruktur, komunikasi antar tim menjadi lebih lancar, sehingga pengambilan keputusan dapat dilakukan dengan lebih baik. Selain itu, BPMN juga dapat digunakan sebagai dokumentasi yang membantu dalam audit atau pengembangan sistem di masa depan.
Untuk pengalaman bekerja yang lebih nyaman saat membuat diagram BPMN, gunakan Advan OnePC, perangkat komputasi andal dengan desain modern dan performa optimal.***
Editor : Adita Febriyanti