Advan – Mengelola proyek membutuhkan alat visual yang membantu memantau dan mengatur jadwal. Salah satu alat yang efektif adalah Gantt chart atau diagram Gantt, yang memberikan gambaran jelas tentang alur dan durasi setiap tugas. Melalui visualisasi seperti ini, kamu bisa mengidentifikasi tenggat waktu, pembagian tugas, hingga potensi penundaan. Artikel ini akan membantu kamu membuat diagram Gantt dengan cepat dan efisien menggunakan Draw.io sebuah aplikasi online yang mudah digunakan.
Jika kamu baru mengenal Draw.io, tidak perlu khawatir. Alat ini memiliki antarmuka sederhana yang cocok untuk pemula dan fleksibel dalam penggunaan.
Mengapa Memilih Draw.io untuk Membuat Diagram Gantt?
Menggunakan Draw.io untuk membuat diagram Gantt sangat cocok bagi kamu yang mencari solusi sederhana namun fungsional untuk mengatur alur proyek. Selain gratis, Draw.io menawarkan berbagai fitur visual yang memungkinkan kamu membuat diagram secara fleksibel tanpa harus menginstal perangkat lunak tambahan. Kamu hanya perlu akses internet, dan dengan antarmuka yang intuitif, aplikasi ini ideal untuk pemula yang ingin membuat diagram dengan cepat dan efisien.
Berikut langkah-langkah lengkap untuk membuat diagram Gantt di Draw.io mulai dari menambahkan kolom hingga mengatur detail tugas proyek.
Langkah 1: Membuka Draw.io dan Memilih Template Diagram
Dengan memilih template yang tepat, proses pembuatan diagram akan menjadi lebih mudah dan terstruktur.
a. Akses Draw.io
Buka peramban dan kunjungi situs Draw.io https://draw.io. Pilih opsi untuk membuat diagram baru, lalu kamu akan diarahkan untuk memilih penyimpanan file. Pilih device atau penyimpanan berbasis cloud seperti Google Drive atau OneDrive.
b. Memilih Template
Setelah masuk, Draw.io akan menampilkan berbagai template. Kamu bisa mencari template dengan mengetik ‘Gantt’ di kolom pencarian. Jika tidak menemukan template yang spesifik untuk Gantt, pilih diagram kosong untuk menyesuaikan sendiri.
Langkah 2: Menyiapkan Tabel untuk Tugas dan Waktu
Dengan adanya tabel yang rapi, pengelolaan waktu dan pembagian tugas akan lebih efisien, serta memudahkan untuk memantau perkembangan proyek secara keseluruhan.
a. Membuat Tabel Dasar
Untuk diagram Gantt sederhana, kamu bisa memulai dengan memasukkan tabel. Caranya adalah dengan menambahkan kotak atau persegi panjang untuk setiap tugas proyek. Tambahkan beberapa baris dan kolom sesuai dengan jumlah tugas dan waktu yang diperlukan.
b. Menambahkan Label Waktu
Buat kolom yang menandakan waktu, biasanya berbentuk rentang tanggal atau minggu. Kolom waktu ini bisa ditempatkan di atas tabel agar memudahkan untuk membaca jadwal setiap tugas.
c. Membuat Label Tugas
Di kolom sebelah kiri, tambahkan daftar tugas yang akan dikerjakan. Pastikan urutannya sesuai dengan kronologi atau prioritas proyek untuk mempermudah pengaturan.
Baca Juga: Platform SaaS untuk Manajemen Proyek
Langkah 3: Mengatur Durasi dan Tenggat Waktu
Dengan menetapkan waktu yang realistis dan terukur, setiap tahapan proyek akan lebih mudah dikendalikan dan diselesaikan tepat waktu. Pada sub judul ini, akan dibahas bagaimana cara efektif mengatur durasi dan tenggat waktu untuk memaksimalkan hasil proyek.
a. Mengatur Blok Waktu untuk Setiap Tugas
Setelah label tugas dan waktu disiapkan, buat kotak yang menandakan durasi setiap tugas. Caranya adalah dengan menarik persegi panjang dari awal tugas hingga akhir waktunya. Ini akan membuat visualisasi durasi lebih jelas.
b. Menambahkan Warna
Agar diagram lebih mudah dipahami, gunakan warna berbeda untuk setiap tugas atau kategori tugas. Kamu bisa klik pada kotak tugas, lalu pilih warna dari menu warna di bagian atas antarmuka. Warna yang berbeda dapat membantu kamu mengenali tugas dengan cepat.
c. Menandai Tenggat Waktu
Untuk menekankan tenggat waktu, tambahkan tanda atau warna khusus pada akhir blok waktu tugas. Tanda ini bisa berupa garis tebal atau ikon untuk menunjukkan bahwa tugas harus selesai pada tanggal tertentu.
Langkah 4: Menyusun Hubungan Antar Tugas
Hubungan antar tugas yang jelas akan memudahkan dalam menentukan alur pekerjaan, menghindari tumpang tindih, serta memastikan semua pihak yang terlibat memahami tugas masing-masing. Dengan menyusun hubungan antar tugas secara tepat, proyek dapat berjalan lebih efisien dan terstruktur.
a. Menambahkan Koneksi Tugas
Pada beberapa proyek, satu tugas harus selesai sebelum tugas berikutnya dimulai. Untuk menandakan ini, tambahkan garis koneksi antar kotak tugas. Di *Draw.io*, kamu bisa menggunakan fitur konektor dengan memilih ikon garis dan menghubungkannya antar kotak.
b. Mengatur Keterkaitan dan Ketergantungan
Jika ada tugas yang tergantung pada tugas lainnya, atur garis penghubung agar terlihat lebih jelas. Ini membantu anggota tim memahami urutan pengerjaan dan langkah-langkah yang harus diselesaikan.
Langkah 5: Menyimpan dan Membagikan Diagram Gantt
Pada sub judul ini, akan dijelaskan bagaimana cara menyimpan dan membagikan Diagram Gantt dengan mudah, memastikan informasi yang terstruktur dengan baik dapat dibagikan secara efektif.
a. Menyimpan Diagram
Setelah diagram Gantt selesai, simpan proyek dengan menekan *File* > *Save As* untuk menyimpan di penyimpanan lokal atau penyimpanan *cloud*. Pastikan file ini dapat diakses oleh seluruh tim jika bekerja dalam kolaborasi.
b. Membagikan dengan Tim
Jika menggunakan penyimpanan cloud, kamu bisa mengaktifkan fitur share untuk membagikan tautan kepada anggota tim. Draw.io memungkinkan kolaborasi secara real-time, sehingga tim dapat memperbarui diagram sesuai perkembangan proyek.
Membuat diagram Gantt yang rapi membutuhkan perangkat yang andal untuk mendukung kinerja aplikasi grafis seperti Draw.io. Untuk hasil yang optimal, kamu bisa mencoba laptop dari Advan yang memiliki performa tinggi dan daya tahan baterai yang memadai. Laptop ini dirancang untuk menangani aplikasi produktivitas dengan baik, sehingga cocok untuk pemantauan proyek seperti pembuatan Gantt chart. Agar pekerjaan lebih lancar dan koneksi online stabil, router Advan yang mendukung jaringan cepat dan reliable bisa menjadi pilihan terbaik untuk timmu.***
Editor: Andik Chefasa