Advan – Apakah kamu sering merasa kesulitan saat mengelola alur persetujuan transaksi di Zoho Books? Tenang, dengan cara setting approval workflow di Zoho Books yang tepat, kamu bisa mempermudah proses persetujuan keuangan tanpa ribet. Workflow ini bisa kamu sesuaikan sesuai kebutuhan, sehingga setiap transaksi bisa melewati tahap persetujuan yang sesuai sebelum akhirnya diproses. Penasaran bagaimana caranya?
Dengan menggunakan approval workflow, kamu bisa memastikan tidak ada transaksi yang lolos tanpa pengecekan. Cara setting approval workflow di Zoho Books juga cukup sederhana, sehingga cocok untuk kamu yang baru mulai menggunakan Zoho Books maupun yang sudah terbiasa dengan sistem ini. Yuk, ikuti langkah-langkah berikut agar pengelolaan keuangan bisnis kamu semakin efisien dan tertata!
Mengapa Perlu Setting Approval Workflow di Zoho Books?
Setting approval workflow di Zoho Books sangat berguna untuk menjaga kontrol atas setiap transaksi yang masuk. Dengan workflow ini, kamu bisa menetapkan aturan siapa yang harus menyetujui setiap transaksi, mulai dari pengeluaran, pemasukan, hingga pengiriman invoice. Hal ini sangat membantu dalam menjaga akurasi laporan keuangan dan mencegah kesalahan yang dapat berdampak pada keuangan bisnis.
Proses ini juga membuat alur kerja menjadi lebih rapi dan terstruktur, karena setiap transaksi akan melalui tahap pengecekan sebelum di approve. Zoho Books menyediakan fitur yang cukup fleksibel untuk menyesuaikan workflow ini sesuai dengan kebutuhan bisnis kamu, sehingga tidak perlu bingung lagi dalam mengelola transaksi. Nah, berikut adalah langkah-langkah cara setting approval workflow di Zoho Books agar bisnis kamu lebih mudah terkontrol.
Langkah-langkah Setting Approval Workflow di Zoho Books
Sebelum masuk ke tahap teknis, pastikan kamu sudah memiliki akses Zoho Books dan akun yang memiliki izin untuk mengubah pengaturan workflow. Siapkan juga perangkat yang mendukung, seperti Notebook Advan Workpro yang bisa kamu lihat di Advan.id agar prosesnya lebih cepat dan nyaman.
1. Masuk ke Menu Settings
Langkah pertama dalam cara setting approval workflow di Zoho Books adalah masuk ke menu Settings di dashboard Zoho Books. Di sini, kamu akan menemukan berbagai pengaturan yang bisa disesuaikan sesuai kebutuhan. Pilih opsi Approval Workflows untuk mulai membuat atau mengatur alur persetujuan yang diinginkan.
2. Tambahkan Approval Workflow Baru
Setelah masuk ke menu Approval Workflows, klik tombol Add Workflow untuk menambahkan workflow baru. Kamu bisa memilih jenis transaksi yang ingin diatur alur persetujuannya, seperti invoice, pengeluaran, atau transaksi lainnya. Fitur ini memungkinkan kamu untuk membuat workflow terpisah untuk setiap jenis transaksi, sehingga lebih fleksibel.
3. Tentukan Kondisi dan Aturan Workflow
Berikutnya, tentukan kondisi-kondisi yang akan diterapkan pada workflow. Kamu bisa mengatur aturan seperti jumlah minimum dan maksimum transaksi yang memerlukan persetujuan, atau bahkan memilih siapa yang bertanggung jawab untuk setiap tahap persetujuan. Kondisi ini membantu dalam memastikan hanya transaksi yang sesuai kriteria yang akan melalui proses persetujuan.
Baca Juga: Tutorial Membuat Laporan Keuangan dengan Zoho Books
4. Pilih Notifikasi dan Tindakan Lanjutan
Setelah mengatur kondisi, kamu juga bisa memilih notifikasi yang ingin diterima. Zoho Books menyediakan opsi untuk mengirim notifikasi ke email atau dashboard setiap kali ada transaksi yang memerlukan persetujuan. Selain itu, kamu bisa menentukan tindakan lanjutan seperti otomatis mengesampingkan transaksi yang tidak sesuai atau mengirim pengingat kepada pihak terkait.
5. Simpan dan Uji Workflow
Setelah semua langkah di atas selesai, jangan lupa untuk menyimpan workflow yang telah dibuat. Lakukan uji coba dengan transaksi dummy untuk memastikan workflow berjalan sesuai yang diinginkan. Jika ada yang kurang sesuai, kamu bisa kembali mengeditnya kapan saja.
Tips untuk Menjaga Efektivitas Approval Workflow
Setelah berhasil melakukan cara setting approval workflow, pastikan kamu dan tim selalu melakukan pengecekan rutin terhadap alur persetujuan ini. Berikut beberapa tips agar workflow kamu tetap efektif dan efisien:
1. Lakukan Pembaruan Berkala
Bisnis kamu mungkin akan mengalami perubahan kebijakan atau aturan seiring waktu. Pastikan workflow yang sudah diset tetap relevan dengan kebutuhan bisnis saat ini.
2. Monitor Transaksi yang Dibatalkan
Pastikan tidak ada transaksi yang terlewat atau dibatalkan tanpa alasan yang jelas. Hal ini penting untuk menjaga integritas laporan keuangan kamu.
3. Gunakan Perangkat yang Mendukung
Untuk mendukung proses pengelolaan transaksi yang cepat dan mudah, gunakan perangkat yang andal seperti Notebook Advan Workpro. Dengan spesifikasi tinggi, perangkat ini bisa membantu kamu menjalankan Zoho Books dengan lancar tanpa kendala.
Dengan memahami cara setting approval workflow di Zoho Books, kamu bisa mengelola setiap transaksi secara lebih efisien dan terstruktur. Jangan lupa juga untuk selalu mengevaluasi dan memperbarui workflow yang telah diset agar tetap relevan dan sesuai dengan kebutuhan bisnis.***
Editor: Andik Chefasa