Advan – Mengelola stok barang dengan efektif adalah hal yang sangat penting dalam menjalankan bisnis. Sistem pencatatan yang rapi dan akurat membantu pemilik usaha memantau ketersediaan barang, mencegah kehabisan stok, dan menjaga alur pemasukan serta pengeluaran barang. Ada dua metode utama yang digunakan untuk mencatat stok barang, yaitu secara manual dan digital. Keduanya memiliki kelebihan dan kekurangan masing-masing, tergantung pada skala dan kebutuhan bisnis.
Artikel ini akan membahas perbedaan mendasar antara stok barang manual dan digital, termasuk langkah-langkah praktis untuk mulai beralih ke sistem yang lebih efisien. Baik kamu menjalankan usaha kecil atau sedang mempertimbangkan untuk memperluas bisnis, memahami perbedaan ini akan membantumu memilih metode yang paling tepat.
1. Stok Barang Manual: Langkah-Langkah Dasar
Stok barang manual biasanya menggunakan alat-alat sederhana seperti buku catatan atau spreadsheet untuk mencatat setiap transaksi yang terkait dengan barang masuk dan keluar. Berikut adalah langkah-langkah dalam mencatat stok barang secara manual:
Buat Buku Catatan Stok
Mulailah dengan membuat buku catatan khusus yang berisi kolom untuk jenis barang, jumlah awal, transaksi masuk dan keluar, serta jumlah akhir barang. Pastikan catatan ini rapi dan mudah dipahami oleh siapa pun yang bertanggung jawab.
Catat Setiap Transaksi
Setiap kali ada transaksi pembelian atau penjualan, catat perubahan stok secara manual di buku atau spreadsheet. Meski sederhana, langkah ini sangat penting untuk memastikan stok selalu terpantau.
Lakukan Pengecekan Stok Berkala
Untuk memastikan catatan tetap akurat, lakukan pengecekan stok fisik secara berkala. Kamu bisa melakukannya mingguan atau bulanan, tergantung kebutuhan bisnis.
Tulis Selisih dan Koreksi
Jika ditemukan perbedaan antara catatan dan stok fisik, catat selisihnya dan lakukan koreksi. Ini membantu meminimalkan kesalahan dan menjaga akurasi data stok.
Pencatatan manual lebih sederhana dan terjangkau, namun memerlukan ketelitian dan waktu yang cukup besar. Cocok untuk usaha kecil dengan jumlah transaksi terbatas.
2. Stok Barang Digital: Langkah-Langkah Dasar
Stok barang digital menggunakan perangkat lunak atau aplikasi untuk mencatat dan memantau perubahan stok secara otomatis dan real-time. Dengan metode ini, pencatatan stok menjadi lebih cepat dan akurat. Berikut adalah langkah-langkah dalam mencatat stok barang secara digital:
Pilih Software Inventori yang Sesuai
Ada banyak perangkat lunak yang tersedia untuk mencatat stok secara digital, seperti Zoho Inventory, Odoo, atau QuickBooks. Pilihlah yang sesuai dengan kebutuhan bisnismu, mudah digunakan, dan mendukung integrasi data otomatis.
Input Data Awal Stok
Setelah aplikasi siap digunakan, masukkan data awal stok yang mencakup jenis barang, jumlah, dan detail lainnya. Proses ini memastikan sistem memiliki informasi dasar yang akurat.
Gunakan Barcode atau QR Code
Salah satu kelebihan sistem digital adalah integrasinya dengan alat pemindai barcode atau QR code. Dengan alat ini, kamu hanya perlu memindai barang yang masuk atau keluar, dan sistem akan otomatis memperbarui data stok.
Monitor dan Analisis Data Stok
Sistem digital memungkinkan pemilik bisnis untuk melihat laporan stok, menganalisis penjualan, dan mengetahui barang yang paling cepat habis. Dengan data ini, kamu bisa mengoptimalkan manajemen persediaan dan merencanakan restok dengan lebih efisien.
Baca Juga: Transformasi Digital dalam Pengelolaan Stok UMKM yang Efisien – Advan.id | Blog
Keuntungan dan Kekurangan Stok Barang Manual dan Digital
Metode stok manual dan digital memiliki karakteristik berbeda yang bisa kamu pertimbangkan sesuai dengan kebutuhan bisnismu. Berikut perbandingannya:
1. Akurasi
Stok digital cenderung lebih akurat karena minim campur tangan manusia, sementara pencatatan manual lebih rentan kesalahan karena pencatatan dilakukan secara manual.
2. Kecepatan dan Efisiensi
Sistem digital lebih cepat dalam memperbarui data dan memungkinkan pemantauan stok secara real-time. Sebaliknya, sistem manual membutuhkan waktu lebih lama dan pencatatan dilakukan secara berkala.
3. Biaya Implementasi
Pencatatan stok manual lebih terjangkau dari sisi biaya, namun memerlukan tenaga ekstra. Sementara itu, sistem digital membutuhkan investasi perangkat lunak dan perangkat pendukung, namun hasilnya lebih efisien dalam jangka panjang.
Mengapa Harus Beralih ke Sistem Digital?
Jika bisnis kamu berkembang dan membutuhkan efisiensi dalam mengelola stok, maka beralih ke sistem digital bisa menjadi pilihan yang tepat. Dengan perangkat lunak inventori, kamu bisa mengoptimalkan pencatatan stok, mengurangi kesalahan manusia, dan memantau stok kapan saja tanpa harus hadir di lokasi usaha.
Mana yang Cocok untuk Bisnismu?
Bagi bisnis kecil yang tidak memiliki banyak transaksi, metode manual mungkin masih bisa diandalkan. Namun, jika kamu memiliki bisnis dengan jumlah barang dan transaksi yang banyak, menggunakan sistem digital akan lebih menguntungkan. Sistem digital memungkinkan kamu mengelola stok lebih cepat, efisien, dan akurat.
Untuk menjalankan sistem pencatatan stok yang optimal, laptop Advan dengan performa tangguh adalah pilihan yang tepat. Laptop Advan ini memiliki daya tahan baterai yang baik, prosesor cepat, serta kapasitas penyimpanan yang besar, mendukung kinerja perangkat lunak inventori dengan lancar. Bersama dengan router Advan, kamu juga akan mendapatkan koneksi internet yang stabil, sehingga kamu bisa mengakses data stok secara real-time kapan pun dan dari mana pun. Kombinasi ini akan sangat memudahkan operasional bisnis serta meningkatkan efisiensi dalam manajemen stok.***
Editor: Andik Chefasa