Advan – Mencatat stok barang dengan baik adalah langkah penting dalam manajemen inventori. Dengan sistem pencatatan yang rapi, kamu bisa mengontrol persediaan, mencegah kehabisan barang, serta menghindari kelebihan stok yang merugikan. Dua metode utama yang sering digunakan dalam pencatatan stok adalah metode perpetual dan periodic, yang masing-masing memiliki kelebihan dan tantangan.
Memahami cara kerja kedua metode ini dapat membantu kamu memilih mana yang paling sesuai dengan kebutuhan bisnis. Dalam artikel ini, kita akan membahas langkah-langkah praktis untuk menggunakan metode perpetual dan periodic dalam mencatat stok, termasuk beberapa tips optimasi dan rekomendasi alat tambahan agar proses lebih efisien.
Langkah-Langkah Pencatatan Stok dengan Metode Perpetual
Metode perpetual adalah sistem pencatatan stok yang dilakukan secara real-time. Artinya, setiap kali ada transaksi, baik itu pembelian atau penjualan barang, stok langsung diperbarui dalam sistem. Berikut langkah-langkah yang dapat kamu ikuti untuk menggunakan metode perpetual
Siapkan Sistem Pencatatan Elektronik
Untuk mencatat stok secara real-time, kamu membutuhkan perangkat lunak inventori yang mampu mencatat dan memperbarui stok otomatis. Pilih perangkat lunak yang kompatibel dengan perangkatmu, mudah digunakan, dan mendukung pengaturan stok otomatis.
Update Stok Setelah Setiap Transaksi
Dalam metode perpetual setiap transaksi harus langsung dicatat. Kamu perlu memasukkan data secara konsisten setiap kali ada perubahan stok, baik itu masuk atau keluar. Pastikan karyawan yang bertanggung jawab dilatih untuk menggunakan sistem ini.
Lakukan Audit Stok Berkala
Meski stok diperbarui secara real-time, kamu tetap perlu melakukan pengecekan fisik secara berkala untuk memastikan akurasi data. Audit rutin bisa membantu mengidentifikasi selisih stok dan mengurangi risiko kesalahan.
Metode perpetual biasanya cocok untuk bisnis dengan volume transaksi tinggi dan produk dengan nilai jual tinggi. Dengan real-time update, kamu bisa lebih cepat mengambil keputusan dan mencegah kehabisan stok.
Langkah-Langkah Pencatatan Stok dengan Metode Periodic
Metode periodic adalah sistem pencatatan stok yang dilakukan secara periodik atau berkala, misalnya setiap akhir bulan atau setiap minggu. Ini cocok untuk bisnis kecil yang tidak membutuhkan pemantauan stok secara terus-menerus. Berikut langkah-langkah yang dapat kamu ikuti:
Tentukan Jadwal Pengecekan Stok
Pilih waktu yang tetap untuk melakukan pengecekan stok, misalnya setiap minggu atau setiap bulan. Pastikan jadwal ini sesuai dengan siklus penjualan dan kebutuhan restok barang di bisnismu.
Lakukan Penghitungan Manual
Pada metode periodic, kamu akan melakukan penghitungan stok secara manual sesuai jadwal yang sudah ditentukan. Catat jumlah barang yang tersedia pada waktu pengecekan tersebut dan lakukan penyesuaian sesuai hasil hitungan.
Perbaharui Catatan Secara Keseluruhan
Setelah penghitungan selesai, perbarui catatan stok dalam sistem. Pada metode ini, stok baru akan tercatat setelah pengecekan berkala, bukan setiap transaksi. Sistem ini lebih sederhana namun tetap perlu konsistensi untuk menjaga akurasi.
Dengan metode periodic, kamu bisa lebih fleksibel dalam pengelolaan stok. Sistem ini sangat efektif untuk usaha kecil atau bisnis dengan produk yang tidak sering berubah.
Baca Juga: Tutorial Menambahkan Stok Barang di Accurate – Advan.id | Blog
Tips Optimasi Pencatatan Stok Barang
1. Gunakan Barcode atau QR Code
Menggunakan barcode atau QR code dapat membantu mempercepat proses pencatatan stok. Setiap barang yang masuk atau keluar tinggal dipindai untuk memperbarui data stok.
2. Buat Kategori dan Pengelompokan Barang
Mengelompokkan barang berdasarkan kategori bisa mempermudah pencarian dan pengecekan stok. Misalnya, kelompokkan barang berdasarkan jenis atau ukuran sehingga lebih mudah dikelola.
3. Lakukan Pelatihan untuk Tim
Pastikan setiap anggota tim yang bertanggung jawab memahami sistem pencatatan yang kamu gunakan, baik perpetual maupun periodic. Pelatihan rutin bisa membantu mencegah kesalahan dan meningkatkan efisiensi.
Rekomendasi Alat Tambahan untuk Pencatatan Stok
Berikut adalah beberapa rekomendasi alat yang dapat membantu dalam proses pencatatan stok, sehingga memudahkan pengelolaan inventaris dan meningkatkan akurasi data.
a. Software Inventori
Menggunakan software inventori seperti Zoho Inventory atau Unleashed bisa membantu dalam pengaturan stok. Software ini biasanya memiliki fitur otomatis yang memudahkan pencatatan stok secara perpetual maupun periodic.
b. Alat Pindai Barcode atau QR Code
Scanner barcode atau QR code juga sangat bermanfaat. Alat ini dapat meminimalkan kesalahan pencatatan dan mempercepat proses input data stok.
c. Spreadsheet Online
Jika bisnis kamu masih kecil, spreadsheet online seperti Google Sheets bisa menjadi opsi yang sederhana dan mudah digunakan. Spreadsheet ini juga bisa diakses kapan saja, sehingga memudahkan pencatatan stok secara kolaboratif.
Perbedaan Metode Perpetual dan Periodic
Metode perpetual dan periodic berbeda terutama dalam hal waktu pencatatan dan tingkat akurasi. Metode perpetual cocok untuk bisnis yang membutuhkan data stok secara real-time, sementara periodic lebih tepat untuk bisnis kecil yang tidak memerlukan pembaruan setiap transaksi. Memahami perbedaan ini akan membantu kamu memilih metode yang paling sesuai dengan kebutuhan.
Kapan Harus Menggunakan Metode Perpetual atau Periodic?
Penggunaan metode tergantung pada jenis dan kebutuhan bisnis. Jika kamu memiliki toko dengan volume transaksi tinggi atau produk bernilai jual tinggi, metode perpetual mungkin lebih menguntungkan. Sebaliknya, jika bisnismu relatif kecil dan tidak membutuhkan pembaruan konstan, metode periodic bisa menjadi pilihan yang lebih efisien.
Untuk mendukung pencatatan stok yang efisien, laptop Advan dengan spesifikasi yang andal bisa menjadi pilihan tepat. Laptop Advan memiliki performa cepat yang mampu menjalankan berbagai software inventori, didukung oleh daya tahan baterai yang optimal untuk pemakaian panjang. Bersama dengan router advan, kamu bisa memastikan koneksi internet yang stabil, sehingga memudahkan akses online ke sistem stok kapan pun dibutuhkan. Pilihan ini akan sangat mendukung operasional bisnis yang membutuhkan pencatatan dan akses data stok secara efisien.***
Editor: Andik Chefasa