Advan – Xero adalah salah satu perangkat lunak akuntansi berbasis cloud yang banyak digunakan untuk manajemen keuangan, terutama di perusahaan kecil dan menengah. Dengan fitur yang lengkap dan aksesibilitas tinggi, Xero memudahkan bisnis untuk mengelola segala aspek finansial mulai dari pembayaran hingga laporan keuangan. Salah satu keunggulan Sistem Xero adalah kemampuannya untuk mengelola beberapa pengguna dalam satu akun, memungkinkan tim untuk berkolaborasi dengan lebih efisien.
Menambahkan pengguna baru di Xero sangat bermanfaat, terutama ketika tim keuangan mulai berkembang atau saat ingin membagi tugas akuntansi secara lebih terorganisir. Setiap pengguna bisa diberikan peran yang berbeda, sesuai dengan tingkat akses yang diperlukan. Mulai dari level “Read Only” hingga akses penuh sebagai admin, Xero memberikan fleksibilitas yang diperlukan untuk pengaturan keamanan dan efisiensi kerja.
Artikel ini akan membahas langkah-langkah mudah untuk menambahkan pengguna baru di Xero serta memberikan panduan tentang jenis-jenis akses yang bisa diberikan kepada pengguna. Agar dapat mengelola akun-akun Xero dengan lebih optimal, menggunakan perangkat yang handal seperti Advan OnePC dapat mempermudah kerja tim finansial dalam menjalankan fungsi akuntansi dan administrasi.
Persiapan Menambahkan Pengguna di Xero
Sebelum mulai menambahkan pengguna baru, ada baiknya memahami peran-peran yang tersedia dan menentukan peran yang paling sesuai bagi setiap anggota tim.
1. Menentukan Peran yang Dibutuhkan
Pada dasarnya, setiap pengguna di Xero bisa diberi peran tertentu dengan akses yang berbeda-beda. Peran-peran ini meliputi:
- Read Only: Pengguna hanya dapat melihat data, tanpa bisa melakukan perubahan. Cocok untuk manajer yang ingin memantau laporan.
- Standard: Pengguna dengan akses ini dapat mengelola transaksi sehari-hari seperti faktur dan pengeluaran, namun terbatas dalam pengaturan akun.
- Advisor: Biasanya diberikan kepada konsultan atau akuntan yang memerlukan akses ke laporan keuangan dan dapat mengelola setup akun.
- Admin: Memiliki akses penuh, termasuk manajemen pengguna dan pengaturan akun Xero. Cocok untuk pemilik bisnis atau manajer yang membutuhkan kontrol penuh atas akun Xero.
Menentukan peran yang sesuai akan memastikan bahwa setiap pengguna hanya memiliki akses yang diperlukan untuk pekerjaannya.
2. Mengatur Detail Pengguna
Pastikan memiliki informasi kontak setiap pengguna baru yang akan ditambahkan. Xero membutuhkan alamat email yang valid untuk mengirim undangan dan detail login. Setelah menambahkan pengguna, sistem Xero akan secara otomatis mengirimkan undangan melalui email, yang berisi langkah-langkah untuk menyelesaikan pendaftaran.
Baca juga Memanfaatkan Aplikasi Mobile Xero untuk Akses Keuangan
Langkah-langkah Menambahkan Pengguna Baru
Untuk mulai menambahkan pengguna baru di Xero, ikuti langkah-langkah berikut dengan mudah.
1. Membuka Menu Pengaturan Pengguna
Langkah pertama untuk menambahkan pengguna baru di Xero adalah dengan membuka menu “Settings” di akun Xero.
- Langkah Pertama: Setelah masuk ke akun Xero, klik pada menu “Settings” di bagian atas.
- Langkah Kedua: Di dalam menu “Settings,” pilih “Users” untuk membuka daftar pengguna saat ini dan mengelola akses mereka.
Dari sini, pengguna akan melihat daftar semua pengguna yang saat ini memiliki akses ke akun Xero. Tombol “Invite a user” akan terlihat di bagian kanan layar, yang menjadi pintu awal untuk menambahkan pengguna baru.
2. Mengisi Informasi Pengguna Baru
Setelah membuka pengaturan pengguna, langkah berikutnya adalah mengisi informasi pengguna baru dan mengatur hak aksesnya.
- Langkah Pertama: Klik “Invite a user” untuk membuka formulir pengisian.
- Langkah Kedua: Isi informasi yang diperlukan, seperti nama lengkap dan alamat email pengguna baru. Pastikan email yang diinput adalah email yang akan digunakan pengguna untuk menerima undangan.
- Langkah Ketiga: Pilih jenis peran atau level akses yang sesuai untuk pengguna baru ini. Setiap peran memiliki batasan akses yang berbeda-beda, jadi pastikan memilih peran yang tepat.
Pastikan data sudah benar, karena setelah menekan tombol “Send invite,” undangan akan langsung terkirim ke email pengguna baru tersebut.
3. Menyelesaikan Proses Undangan
Setelah undangan terkirim, pengguna baru hanya perlu mengikuti langkah-langkah pada email undangan yang dikirimkan oleh Xero. Dalam email tersebut, pengguna akan diminta untuk membuat kata sandi dan masuk ke akun Xero mereka.
- Langkah Pertama: Pengguna baru membuka email undangan dan klik tautan yang tersedia untuk melengkapi pendaftaran.
- Langkah Kedua: Setelah masuk, pengguna akan diminta membuat kata sandi untuk akunnya dan menyetujui persyaratan penggunaan Xero.
Dengan ini, pengguna baru sudah berhasil ditambahkan dan bisa mulai mengakses akun sesuai dengan peran yang diberikan.
Tips Mengoptimalkan Penggunaan Akses Pengguna di Xero
Penggunaan akses pengguna di Xero bisa dioptimalkan dengan beberapa tips berikut, untuk mempermudah pengelolaan tim dan meningkatkan keamanan data finansial.
1. Selalu Periksa Akses Secara Berkala
Pastikan untuk memeriksa akses pengguna secara berkala. Dalam bisnis, kebutuhan akses bisa berubah sesuai dengan peran baru atau perubahan struktur tim. Jika ada pengguna yang sudah tidak memerlukan akses, sebaiknya hak aksesnya dicabut untuk menjaga keamanan data.
Baca juga Perhatikan! Xero untuk Manajemen Arus Kas: Panduan Praktis
2. Batasi Akses Berdasarkan Kebutuhan
Berikan akses yang sesuai dengan kebutuhan. Semakin terbatas akses yang diberikan, semakin kecil pula risiko penyalahgunaan data. Terutama pada peran-peran seperti “Standard” dan “Read Only,” yang idealnya hanya diberikan kepada anggota tim dengan kebutuhan spesifik.
3. Gunakan Perangkat yang Andal untuk Pengelolaan Akun
Mengelola akun Xero dan menambahkan pengguna membutuhkan perangkat dengan performa tinggi dan tampilan yang jelas, seperti Advan OnePC. Dengan dukungan Advan OnePC, proses pengelolaan akun Xero dapat dilakukan dengan lebih cepat dan efisien. Tampilan layar yang besar serta performa yang andal membantu tim finansial dalam mengelola data secara lebih produktif.
Menambahkan pengguna baru di Xero adalah langkah penting dalam memfasilitasi kolaborasi tim di platform akuntansi. Dengan mengatur hak akses yang tepat dan menggunakan perangkat yang mendukung produktivitas seperti Advan OnePC, proses pengelolaan keuangan di Xero akan lebih efisien dan terstruktur. Selalu cek akses secara berkala dan sesuaikan peran sesuai kebutuhan, agar data keuangan tetap aman dan pekerjaan tim berjalan lancar.***
Editor : Adita Febriyanti