Advan – Memiliki email dengan domain sendiri, seperti [email protected], adalah salah satu cara untuk menunjukkan profesionalisme. Email profesional ini memberi kesan yang lebih serius dan kredibel dibandingkan dengan menggunakan layanan email gratis seperti Gmail atau Yahoo. Selain meningkatkan citra bisnis, email dengan domain khusus juga memberikan kepercayaan lebih kepada klien atau pelanggan bahwa bisnis dijalankan dengan sungguh-sungguh.
Salah satu cara untuk membuat email profesional ini adalah dengan menggunakan layanan hosting yang sudah mendukung fitur email. Banyak penyedia hosting yang tidak hanya menawarkan ruang untuk website, tetapi juga layanan email dengan domain yang sama dengan website. Hal ini membuat semuanya terintegrasi dengan baik dalam satu platform, memudahkan pengelolaan dan manajemen email perusahaan.
Di artikel ini, akan dibahas bagaimana cara setting email profesional menggunakan layanan hosting, mulai dari memilih hosting yang mendukung fitur email, sampai langkah-langkah detail untuk menyiapkan email tersebut di perangkat yang digunakan. Dengan panduan ini, diharapkan proses pembuatan email profesional jadi lebih mudah dan bisa segera digunakan untuk keperluan bisnis.
Memilih Layanan Hosting yang Mendukung Email Profesional
Sebelum masuk ke langkah-langkah teknis, hal pertama yang harus dilakukan adalah memilih layanan hosting yang mendukung fitur email. Tidak semua hosting menyediakan layanan ini, jadi penting untuk memastikan bahwa hosting yang digunakan sudah memiliki paket lengkap, termasuk layanan email.
Banyak penyedia hosting menawarkan fitur email gratis sebagai bagian dari paket hosting mereka. Layanan ini biasanya sudah terintegrasi dengan domain yang dimiliki, sehingga alamat email bisa menggunakan domain yang sama dengan website. Beberapa penyedia hosting juga menawarkan fitur tambahan seperti filter spam, proteksi virus, dan dukungan IMAP/POP3 untuk mengakses email di berbagai perangkat.
Setelah layanan hosting yang mendukung email dipilih, langkah selanjutnya adalah membuat akun email profesional dan menghubungkannya dengan domain yang dimiliki.
Baca juga Coba Pelajari! Cara Mengamankan Website dengan Hosting SSL
Cara Setting Email Profesional dengan Layanan Hosting
Setelah layanan hosting dipilih dan domain sudah terdaftar, saatnya mulai membuat dan mengatur email profesional. Proses ini dapat dilakukan dengan beberapa langkah sederhana yang bisa diikuti oleh pemula sekalipun.
1. Masuk ke Panel Kontrol Hosting
Langkah pertama adalah masuk ke panel kontrol hosting. Panel ini biasanya disediakan oleh penyedia hosting dan dapat diakses melalui browser. Beberapa layanan hosting populer seperti cPanel atau Plesk menawarkan antarmuka yang mudah digunakan dan mendukung pengelolaan email.
Di panel kontrol hosting, cari menu yang berhubungan dengan email. Biasanya, ada bagian khusus yang disebut “Email Accounts” atau “Email Setup” yang bisa digunakan untuk membuat akun email baru. Jika menggunakan cPanel, menu ini dapat ditemukan dengan cepat di bagian “Email.”
2. Membuat Akun Email
Setelah menemukan menu email, langkah berikutnya adalah membuat akun email baru. Di sini, pengguna bisa memasukkan alamat email yang diinginkan, misalnya [email protected], [email protected], atau sesuai dengan kebutuhan.
Selain alamat email, penting juga untuk menentukan password yang kuat dan aman. Kombinasi huruf besar, huruf kecil, angka, dan simbol disarankan untuk menghindari peretasan. Beberapa panel kontrol hosting juga memungkinkan untuk mengatur kapasitas penyimpanan email. Jika memungkinkan, tentukan kapasitas sesuai kebutuhan, namun pastikan juga ada cukup ruang untuk mengelola email dalam jangka panjang.
Setelah semua data diisi, klik “Create” atau “Add” untuk menyelesaikan pembuatan akun email. Sekarang, email profesional sudah siap digunakan.
3. Mengakses Email Melalui Webmail
Setelah akun email dibuat, langkah selanjutnya adalah mengakses email tersebut. Kebanyakan penyedia hosting menyediakan layanan webmail, yang memungkinkan pengguna untuk mengakses email langsung melalui browser, tanpa perlu aplikasi tambahan.
Untuk mengakses webmail, masuk ke panel kontrol hosting dan cari bagian yang disebut Webmail. Di sana, masukkan alamat email yang baru dibuat beserta password-nya. Setelah berhasil masuk, email sudah bisa digunakan untuk mengirim dan menerima pesan.
Webmail ini sangat praktis karena bisa diakses dari mana saja selama terhubung dengan internet. Namun, jika lebih suka menggunakan aplikasi email seperti Outlook atau Thunderbird, bisa diatur lebih lanjut untuk mengakses email tersebut dari aplikasi yang diinginkan.
4. Setting Email di Aplikasi Email (Outlook, Thunderbird, dll.)
Selain melalui webmail, email profesional juga bisa diakses dari aplikasi email di laptop, desktop, atau smartphone. Untuk mengatur email di aplikasi, biasanya diperlukan informasi tentang server masuk dan server keluar (IMAP/POP3 dan SMTP) yang diberikan oleh penyedia hosting.
Beberapa informasi yang biasanya dibutuhkan untuk mengatur email di aplikasi:
- Alamat email: contoh, [email protected]
- Password: password yang sudah dibuat saat pembuatan akun email
- Server masuk: biasanya berupa imap.namaperusahaan.com atau pop.namaperusahaan.com
- Server keluar (SMTP): smtp.namaperusahaan.com
- Port server: tergantung pada penyedia hosting, biasanya 993 untuk IMAP dan 587 untuk SMTP
Setelah semua informasi ini dimasukkan, email profesional sudah bisa diakses melalui aplikasi. Pastikan juga untuk memeriksa pengaturan keamanan seperti SSL atau TLS untuk memastikan bahwa email aman dan terenkripsi selama pengiriman.
Menjaga Keamanan dan Performa Email Profesional
Setelah email profesional diatur dan berfungsi, ada beberapa hal penting yang perlu diperhatikan untuk menjaga keamanan dan performa email, terutama jika digunakan untuk keperluan bisnis.
1. Membuat Filter Spam dan Proteksi Virus
Agar email tetap aman dari serangan phishing atau malware, pastikan untuk mengaktifkan filter spam dan proteksi virus yang biasanya sudah disediakan oleh penyedia hosting. Filter spam membantu mencegah email sampah masuk ke inbox, sementara proteksi virus menjaga agar email yang masuk tidak membawa ancaman berbahaya bagi perangkat.
Banyak penyedia hosting yang sudah menyediakan filter spam secara otomatis, namun bisa juga mengatur filter secara manual jika ingin lebih spesifik dalam mengelola email yang diterima.
Baca juga Cara Memilih Spesifikasi Server untuk Website Bisnis Secara Tepat
2. Backup Data Email Secara Berkala
Untuk menghindari kehilangan data penting, pastikan selalu melakukan backup data email secara berkala. Banyak panel kontrol hosting yang menyediakan fitur backup otomatis, namun pengguna juga bisa melakukannya secara manual dengan mengunduh email ke perangkat lokal atau layanan penyimpanan cloud.
Backup rutin sangat penting terutama jika ada informasi bisnis atau komunikasi penting yang harus disimpan dalam jangka panjang. Jangan lupa untuk memastikan bahwa backup tersimpan di tempat yang aman dan mudah diakses.
3. Update Password Secara Berkala
Agar email tetap aman, disarankan untuk meng-update password email secara berkala. Ini akan membantu mencegah akses tidak sah dari pihak yang tidak diinginkan. Gunakan kombinasi password yang kuat dan hindari menggunakan password yang sama dengan layanan lain untuk meminimalisir risiko.
Setting email profesional dengan layanan hosting sangat mudah dan memberikan banyak keuntungan, baik dari sisi keamanan maupun kepercayaan dari pelanggan atau klien. Dengan email yang terhubung langsung ke domain, bisnis terlihat lebih profesional dan kredibel.
Selain itu, kelancaran dalam mengakses email dan internet sangat dibutuhkan, terutama bagi yang sering bekerja dari luar kantor. Untuk mendukung akses internet yang cepat dan stabil, menggunakan perangkat seperti Advan iPocket Mifi bisa menjadi pilihan yang tepat. Dengan iPocket Mifi, akses email dan internet bisa dilakukan dari mana saja, mendukung mobilitas tanpa kendala. Temukan lebih banyak tentang produk ini di sini.
Dengan begitu, baik setting email profesional maupun akses internet bisa dilakukan dengan mudah dan cepat, mendukung aktivitas bisnis secara keseluruhan!***
Editor : Adita Febriyanti