Advan – Rapat secara virtual saat ini sudah tidak menjadi hal asing lagi. Dengan keefektifannya, meeting virtual menjadi solusi banyak untuk melakukan komunikasi jarak jauh. Satu hal yang perlu kamu perhatikan adalah mengatur jadwal meeting Zoom.
Mengatur jadwal meeting di Zoom sangat penting untuk memastikan semua peserta dapat bergabung tepat waktu dan persiapan berjalan lancar. Dalam artikel ini, akan dibahas langkah-langkah mengatur jadwal meeting di Zoom dengan mudah dan efisien.
Langkah-Langkah Mengatur Jadwal Meeting
1. Membuat Akun Zoom
Sebelum mengatur jadwal meeting, pastikan sudah memiliki akun Zoom. Jika belum, kunjungi situs resmi Zoom dan buat akun baru. Proses pendaftaran cukup mudah, hanya perlu mengisi beberapa informasi pribadi.
2. Masuk ke Akun Zoom
Setelah memiliki akun, langkah selanjutnya adalah masuk ke akun Zoom. Gunakan alamat email dan kata sandi yang telah didaftarkan. Jika sudah berhasil masuk, akan terlihat dashboard utama Zoom.
3. Membuat Meeting Baru
Di dashboard utama, cari tombol Schedule a Meeting. Tombol ini biasanya berada di bagian atas halaman atau di menu samping. Klik tombol tersebut untuk mulai mengatur jadwal meeting baru.
Baca Juga: Simak, Cara Mengatasi Masalah Video di Zoom
4. Mengisi Detail Meeting
Setelah mengklik Schedule a Meeting, akan muncul formulir yang perlu diisi dengan detail meeting. Beberapa informasi yang perlu diisi antara lain:
- Judul Meeting: Beri nama meeting sesuai dengan topik yang akan dibahas.
- Deskripsi: Tambahkan deskripsi singkat mengenai tujuan dan agenda meeting.
- Tanggal dan Waktu: Pilih tanggal dan waktu yang diinginkan untuk meeting. Pastikan juga memilih zona waktu yang tepat.
- Durasi: Tentukan durasi meeting. Zoom biasanya memberikan opsi durasi mulai dari 30 menit hingga beberapa jam.
5. Mengatur Opsi Meeting
Di bawah formulir detail meeting, terdapat beberapa opsi tambahan yang bisa diatur, seperti:
- Video: Pilih apakah video host dan peserta akan otomatis aktif atau tidak saat meeting dimulai.
- Audio: Pilih jenis audio yang akan digunakan, apakah hanya telepon, computer audio, atau keduanya.
- Meeting ID: Pilih apakah meeting ID akan dihasilkan secara otomatis atau menggunakan personal meeting ID.
- Password: Tambahkan kata sandi untuk keamanan meeting.
- Waiting Room: Aktifkan waiting room untuk mengontrol siapa saja yang bisa masuk ke meeting.
6. Mengundang Peserta
Setelah mengisi semua detail dan mengatur opsi meeting, langkah selanjutnya adalah mengundang peserta. Zoom menyediakan beberapa cara untuk mengundang peserta, antara lain:
- Email: Kirim undangan melalui email dengan tautan meeting.
- Copy Invitation: Salin informasi undangan dan kirim melalui pesan atau platform lain.
- Calendar: Tambahkan meeting ke kalender seperti Google Calendar atau Outlook.
7. Menyimpan dan Memulai Meeting
Setelah semua informasi diisi dan peserta diundang, simpan pengaturan meeting dengan mengklik tombol Save. Meeting yang sudah dijadwalkan akan muncul di daftar upcoming meetings. Pada saat meeting akan dimulai, klik tombol Start untuk memulai meeting.
Baca Juga: Bagaimana Mengatasi Masalah Koneksi di Zoom
Tips untuk Mengatur Meeting yang Efektif
1. Pastikan Koneksi Internet Stabil
Koneksi internet yang stabil sangat penting untuk menghindari gangguan selama meeting. Pastikan menggunakan jaringan yang kuat dan stabil.
2. Persiapkan Materi Sebelumnya
Persiapkan semua materi dan presentasi sebelum meeting dimulai. Ini akan membantu meeting berjalan lebih lancar dan efektif.
3. Batasi Durasi Meeting
Batasi durasi meeting agar tidak terlalu lama. Meeting yang terlalu lama dapat membuat peserta kehilangan fokus. Sebaiknya, tentukan agenda yang jelas dan patuhi jadwal yang sudah ditentukan.
4. Gunakan Fitur-Fitur Zoom
Manfaatkan fitur-fitur Zoom seperti screen sharing, breakout rooms, dan polling untuk membuat meeting lebih interaktif dan produktif.
Baca Juga: Cara Membuat Meeting Berulang di Zoom
Untuk mendukung produktivitas selama meeting di Zoom, laptop Advan Workplus adalah pilihan yang tepat. Laptop ini memiliki performa yang handal dengan prosesor terbaru dan RAM yang besar, sehingga mampu menjalankan berbagai aplikasi tanpa lag. Dengan layar lebar dan resolusi tinggi, presentasi dan diskusi akan terlihat lebih jelas dan detail.
Laptop Advan Workplus juga dilengkapi dengan webcam berkualitas tinggi, memastikan tampilan selalu tajam dan profesional selama meeting. Baterai tahan lama memungkinkan bekerja sepanjang hari tanpa khawatir kehabisan daya. Selain itu, desain yang ringan dan portabel memudahkan membawa laptop ini ke mana saja.
Tingkatkan produktivitas dan kenyamanan bekerja dengan laptop Advan Workplus. Solusi tepat untuk semua kebutuhan meeting dan aktivitas sehari-hari.***
Editor: Mahfida Ustadhatul Umma