Advan – Mengadakan rapat atau meeting secara rutin adalah hal yang umum dalam dunia kerja dan pendidikan. Salah satu alat yang sering digunakan untuk keperluan ini adalah Zoom. Mengetahui cara membuat meeting berulang di Zoom bisa sangat bermanfaat untuk menghemat waktu dan memastikan kelancaran komunikasi. Artikel ini akan membahas langkah-langkah untuk membuat meeting berulang di Zoom dengan mudah.
Mengapa Membuat Meeting Berulang di Zoom?
Menggunakan fitur meeting berulang di Zoom memiliki beberapa keuntungan, antara lain:
- Efisiensi Waktu: Tidak perlu membuat jadwal rapat baru setiap kali ada pertemuan rutin.
- Konsistensi: Peserta rapat selalu menggunakan tautan yang sama untuk bergabung, sehingga mengurangi kebingungan.
- Pengingat Otomatis: Zoom dapat mengirim pengingat otomatis untuk setiap sesi rapat yang telah dijadwalkan.
Langkah-langkah Membuat Meeting Berulang di Zoom
1. Masuk ke Akun Zoom
Langkah pertama adalah masuk ke akun Zoom. Pastikan telah memiliki akun dan telah masuk ke halaman utama Zoom.
2. Buat Jadwal Meeting Baru
Setelah masuk ke akun Zoom, langkah selanjutnya adalah membuat jadwal meeting baru. Caranya adalah sebagai berikut:
- Klik pada tombol “Jadwalkan Rapat” di sudut kanan atas layar.
- Isi detail rapat seperti judul, deskripsi, dan waktu mulai.
3. Mengatur Meeting Berulang
Pada bagian pengaturan meeting, terdapat opsi untuk mengatur meeting berulang. Berikut adalah cara mengaturnya:
- Temukan bagian “Opsi Rapat” di bawah detail rapat.
- Centang kotak “Meeting Berulang”.
- Pilih frekuensi meeting yang diinginkan (harian, mingguan, bulanan).
- Tentukan tanggal mulai dan akhir dari meeting berulang ini.
4. Menyesuaikan Opsi Lainnya
Selain mengatur jadwal dan frekuensi, terdapat beberapa opsi tambahan yang dapat disesuaikan, seperti:
- ID Rapat: Pilih apakah ingin menggunakan ID rapat yang dihasilkan secara otomatis atau ID rapat pribadi.
- Kata Sandi: Tentukan apakah rapat akan dilindungi dengan kata sandi.
- Pengaturan Video: Atur apakah video untuk tuan rumah dan peserta akan otomatis aktif saat rapat dimulai.
- Opsi Audio: Pilih apakah akan menggunakan audio komputer, telepon, atau keduanya.
5. Mengirim Undangan
Setelah semua pengaturan selesai, klik tombol “Simpan”. Zoom akan menampilkan halaman ringkasan rapat yang telah dijadwalkan. Dari sini, undangan dapat dikirimkan ke peserta melalui email atau tautan rapat yang dapat dibagikan.
Baca Juga: Ketahui, Cara Menggunakan Zoom Tanpa Akun
Tips untuk Mengelola Meeting Berulang
1. Gunakan Kalender
Untuk memastikan tidak ada rapat yang terlewat, tambahkan semua jadwal meeting berulang ke kalender digital. Zoom memiliki integrasi dengan berbagai aplikasi kalender seperti Google Calendar dan Outlook.
2. Persiapkan Agenda
Sebelum setiap rapat, pastikan untuk mempersiapkan agenda yang jelas. Ini akan membantu peserta rapat untuk tetap fokus dan rapat berjalan lebih efektif.
3. Manfaatkan Fitur Rekaman
Zoom memiliki fitur rekaman yang dapat digunakan untuk merekam setiap sesi rapat. Ini sangat berguna untuk referensi di masa mendatang atau bagi peserta yang tidak dapat hadir.
4. Evaluasi Rapat Secara Berkala
Untuk memastikan rapat berjalan efektif, lakukan evaluasi secara berkala. Tanyakan pendapat peserta mengenai format dan isi rapat, serta cari cara untuk terus meningkatkan efektivitas rapat.
Membuat meeting berulang di Zoom adalah langkah yang sangat bermanfaat untuk efisiensi dan konsistensi dalam mengatur pertemuan rutin. Dengan mengikuti langkah-langkah yang telah dijelaskan di atas, membuat meeting berulang dapat dilakukan dengan mudah dan cepat. Selamat mencoba dan semoga pertemuan rutin berjalan lancar.
Untuk mendukung kebutuhan meeting online yang lancar dan tanpa hambatan, gunakan laptop Advan AI Gen. Dengan performa tangguh, desain elegan, dan fitur-fitur canggih, laptop ini siap menjadi partner terbaik dalam setiap rapat virtual. Dapatkan pengalaman meeting yang lebih baik dengan Advan AI Gen.***
Editor: Mahfida Ustadhatul Umma